如何做好档案管理工作？
关键词:档案管理信息集成
1新时期企业档案管理体系和模式的构建背景
随着数字化、网络化的深入，档案本身也发生了变化。首先，在数字化的冲击下，文件本身的形式已经从原来的视觉记录识别型转变为依靠机器识别的代码型(电子文件)。档案管理模式也从传统的手工模式，经过单一的数据管理模式、网络信息管理模式发展到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化，其管理过程和手段也发生了相应的变化。以前的手工档案管理流程需要根据电子档案管理的特点进行调整。20世纪，对档案管理理论影响最大的是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案的形成到销毁或转化视为一个整体过程，由于档案价值形态的变化，档案的整个运动过程可以分为几个阶段。不同阶段的档案与服务对象、保管场所、管理方法有着内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，准确揭示了档案运动阶段的联系和相互影响，为实现档案的一体化管理和前端控制提供了理论依据。
2企业档案存在的问题
2.1企业档案工作缺乏长期持续的发展规律。在各级领导的重视下，企业档案工作已经提升到了标准。但是作为一项运动，一场考试正在进行，全程加班加点，短时间内取得了一定的成绩。但达标后缺乏后劲、长期性和持续性。而且，由于一些干部缺乏对档案综合管理的参与，对档案在企业中的重要作用认识不足，有的甚至认为档案室是无处存放材料的地方。在一些人眼里，档案室成了废纸仓库，导致领导和档案工作。在任务中，没有实现；形式，没有效果。档案工作缺乏长期持续的发展规律。
2.2缺乏利用办公自动化来更新档案管理的方法。目前，一般的文件管理是基于一台微机和一套软件管理方法，文件管理和提供利用远远不能满足文件网络发展的需要。档案管理手段的落后给档案工作带来了负面后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。档案技术落后的原因主要有两个:一是一些领导对档案工作的重要性缺乏足够的认识，财政投入较少；二是有些单位虽然购置了很多先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，先进的设备并没有发挥先进的作用。三是领导重视不够。虽然有了微型计算机和文件网络，但文件并没有输入到计算机中，仍然是手工作业。
2.3档案工作缺乏制度化的管理程序。目前，企业档案管理不规范主要表现在以下几个方面:一是档案收集不规范。在征收过程中，该制度形同虚设。如果你想付钱，你可以付钱。你不想交，就交不了。档案收集的评估不明确。二是档案整理不规范。近年来，企业发展迅速，新的档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐。在归档过程中，部分档案没有按照卷内档案的目录顺序进行整理，卷内目录与实际档案不符，卷内资料泄露现象较为普遍。另外，在归档时间上，有时会一次积累，不符合竣工后归档的要求，也不利于查找和利用；三是档案综合管理不够。因为综合档案管理处是作为一个团队存在的，不可能对大部分部门进行行政管理。做这项工作时，必须向主管领导汇报，但主管领导一般是兼职，自己的工作时间比较紧。档案工作者很难向领导解释一项工作，并开展所有的工作。现在一些部门建立了自己的数据库，这也给档案的综合管理带来了困难。四是档案利用不规范。档案管理员内松外紧，借出的档案不按期归还。
3新时期企业档案管理系统模式——信息集成管理模式
3.1信息集成管理信息集成管理实际上是指企业的档案工作、信息工作、图书工作的集成。在企业中，这种综合性的信息管理组织一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，不仅要提供历史信息和当前信息，还要注意收集、筛选和提供超前的、预测性的信息。一方面，可以利用档案史料中的信息，整理和反映企业的发展历程、企业文化、科技成果，为展示企业的辉煌历史、提高企业的市场声誉、增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证；另一方面，我们也可以依靠现代信息技术和网络技术，在网上收集与企业业务相关的信息，然后对其进行筛选和编辑，为企业的科学决策和管理提供高含量、有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统和实施现代化管理，也有利于信息资源的联合开发利用。
3.2档案集成管理档案集成是利用计算机技术的强大功能，遵循档案运动周期理论，对档案从产生、现利用、临时保存到永久保存四个阶段进行全过程管理，以达到档案和档案数据资源的最佳管理和利用效果。从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之系统化、规范化，充分发挥各自和整体的最大效能，确保从企业现有文件到档案管理的高效和优化。具体来说，主要包括以下几个方面:
3.2.1档案集成的目标是实现从现行文件到档案的整个运动过程的全面控制和科学管理。档案的科学集成管理以文件生命周期理论为基础，既加强了企业内部文件和档案工作的集成，又注重不同文件职能机构的业务衔接，使文件到档案的全过程得到有效控制。
3.2.2档案集成原则在实施信息集成管理的过程中，必须遵循以下原则:一是全过程管理原则。在电子文件环境下，文件与档案的界限不再明显，文件与档案工作人员的界限也越来越模糊。对文件、档案实行全过程管理，将大大提高信息的享受性，提高效率；二是前端控制原理。前端控制原则是基于文件的生命周期，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段视为一个完整的过程。在这个过程中，档案形成是前端，加工鉴定是中端，永久保存或销毁是末端；三是集成管理原则，是对管理要素的科学重组，是全过程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理系统的功能，减少因精确组合而造成的遗漏，提高可靠性，增加相关操作密度，减少重复和降低功耗，提高管理效率。
3.2.3文件和档案集成管理的具体内容包括文件和档案的生成控制、过程管理和信息利用的集成。文件与文件生成控制一体化是指在文件的初始生成阶段和电子文件的系统设计阶段，要树立文件管理的意识，确保生成的文件满足文件管理功能的要求；过程管理一体化是指对档案运动过程的整体规划、全面控制和综合管理。信息利用一体化是指合理协调文件和档案信息，使文件和档案发挥最大作用。
3.2.4文件档案一体化管理的技术保障文件档案一体化管理的技术保障是以计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不仅是一种理论上设想的管理理念和模式，更是一种要在实践中实施的管理方法和手段，需要强有力的技术支撑。首先，数字化技术的应用和普及，简化了文件和档案管理的工作程序，提高了文件和档案管理的工作效率，也改变了文件的生成方式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件操作的方式和特点。这些都使文件档案一体化管理有了技术基础。
总之，基于我国现代企业管理的现状，档案工作者应积极吸收和借鉴档案管理的优秀研究成果，以适应档案管理的新形势。