如何组织文件

在长期的运行中，机构或企业会产生大量的文件，有些价值很大，有些意义不大，但无一例外都在消耗我们的空间、时间和精力。档案的归档是一定时期后必不可少的工作。以下是如何为大家整理档案，仅供参考，希望对大家有所帮助。

如何组织文件1一、文件组织的基本要求:

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；易于保存和使用。

二、档案的范围是:

本机关工作活动中形成的具有检索和保存价值的所有文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、书籍、照片、录音、录像、电脑光盘、实物和本机关编印的出版物等。，搬运后必须分类保存。

整理档案有两种方式:一种是以档案为单位进行整理。二是按“件”组织。以“案卷”为单位就是立卷，即在形成和加工过程中把文件材料按关系组合成案卷。所谓案卷，就是一组紧密相关的文件的组合。归档是一个分类、组合、编目的过程。分类是指根据归档单位的文件分类方案对文件材料进行实体分类；将需要分类的文件材料进行组合，并以一定的形式组合起来；编目就是对组合在一起的文献资料进行系统的整理和编目。由“文件”组织的文件的基本存储单元是文件。有两种文件卷:软卷和硬卷。硬卷的型号有1.2、1.5、2.0cm三种规格，软卷装订的文件必须按文件顺序装入文件盒，文件材料按文件排列应符合《文件档案学文件格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位是按照文件材料形成和加工的基本单位来组织的。一般来说，一份文件，一幅图画或照片，一盘录音带或录像带，一个手表簿或证书，一面旗帜和一个奖杯都是一个。文件材料的原稿和定稿应视为一份，正文和文件处理单应视为一份(处理单包括:收文处理单、提案处理单、待发文件的头文件和领导批示的签批条等。)，转发件和被转发件视为一件，正文和附件视为一件，正本和副本视为一件，报告、名册、图集、出版物各卷视为一件，函件和复函等有关文件可视为一件。由“文件”组织的文件的基本存储单元是文件。以“件”为单位组织的文件最终应放入文件盒。

县级以上党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需要归档的文件、档案按“件”进行整理，企事业单位中与党群工作、行政管理、业务管理、生产技术管理有关的归档文件、资料按“件”进行整理。整理的依据是国家档案局2006年6月发布的8号令和2000年2月发布的《归档文件》。

各单位的专业业务档案应根据上级业务部门或县档案局的有关要求按“卷”进行整理。大部分短期保管(现10年)的文件、档案，乡镇财政所、中心学校等二级机构的文件、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案应按“件”进行整理，电子档案整理要求按照国家档案局颁发的《电子文件归档管理暂行办法》和《电子文件归档管理规范》(GB/T18894-2002)执行。照片档案的整理应按照国家档案局2002年发布的《照片档案管理标准》(GB/T 11821-2002)执行。

科技档案应按卷整理，整理要求应符合国家质量技术监督局颁布的《科技档案组成的一般要求》(GB/T11822-2000)。其中，科研档案也可按国家档案局颁发的《科学技术研究项目档案管理标准》DA/T2-92执行。基本建设项目档案按照国家档案局、国家计委1988发布的《基本建设项目档案管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒(卷)”进行整理，整理依据是财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)。

按“档案”整理档案的步骤是:档案分类、确定保管期限、装订、整理、编号、归档盖章、编制归档文件目录、打包、填写参考表、填写档案盒封面、编制归档文件整理说明、编制归档文件目录、归档排架。

按“卷”整理文件的步骤是:文件分类、确定保管期限、排列、编页码、编制卷内文件目录、案卷装订、填写准备表格、填写案卷封面、编制归档说明、编制案卷目录、编制全引证目录、案卷排架。

三、档案的分类原则:

以各单位所有档案为对象，根据其基本功能，结合档案的内容、形成特点和载体形式，维护档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理和开发利用。

如何整理档案第二章实物档案是指以物质实体为基础，能够反映单位职能活动和真实历史面貌的具有保存价值的特定实物，是单位档案的重要组成部分。各单位应对实物档案进行分类、整理、标识、编目、装箱(入柜、上架、陈列)，纳入综合档案室集中管理。由于实物档案的分散性和多样性，很难对其进行整理和分类。保存和开发的任务繁重，使得实物档案的排列与其他种类的档案排列脱节。因此，加强实物档案的整理，巩固和扩大档案集中管理的成果是一项紧迫的任务。

一、实物档案的分类

分类是实物归档的重要环节。根据实物的属性、内容、形式特征、材料、获取时间、保存价值等将实物分类分级。不仅有利于整理、标识、编目、组织房间存放和排架管理，而且便于系统提供和利用。根据实物档案管理的基本规律和要求，可以采用问题、年份、保管期限等实物档案分类方法，实现实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是根据对象的属性、内容和形式特征对其进行分类。使用问题分类可以避免和减少相似对象的分散性，便于按主题查找和利用。实物档案的分类一般分为奖品、赠品、产品四类。每类主要内容如下:奖品主要包括以本单位或其内设机构名义在各类竞赛、比赛、检查、考核中获得的证书、锦旗、奖牌、奖章、奖杯、荣誉证书等实物；信用类主要包括单位的证件(法人证书、组织机构代码、营业执照、国有土地使用证、房屋所有权证等。)、印章、证书等因单位变更、撤销、合并而失效的实物；礼品主要包括上级领导和社会知名人士的题词、题画，本单位开展的活动中的纪念物品，本单位对外交流用户收到的礼品等。产品主要包括单位在行使职能和开展活动时形成、制作或储存的模型样品、家用试用产品、终端产品及其他实物，如微型标签(印章)、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。

二、实物档案的整理

排列是指按照一定的原则和方法定位物体顺序的过程。通过整理，进一步加强了实物档案的系统性，便于检索和利用。

对象的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的对象要排列在一起。“载体原理”有利于目录检索和物理访问，同一载体的物理存储盒、柜可以节省空间；同一载体的实物上架陈列，看起来整洁美观。实物的排列，遵循载体原则，一般是按照制作和分发实物的时间有系统地排列。同一类别内，同一载体的对象按发行时间排列，不同载体的对象可按发行时间排列，也可按载体形式排列。比如，奖品可以按照证书、锦旗、奖牌、荣誉证书、奖章、奖杯等载体形式排列，信件可以按照印章、证书、卡片等载体形式排列，礼品可以按照题字、绘画、礼品等载体形式排列。

第三，物理文件标注

标注是指将实物在整个氏族中的位置标记出来，以标签的形式粘贴在实物上。标注是物理编目的起点和基础，其目的是反映分类整理等系统工作的结果。通过标注，可以确定实物在整个宗族中的位置，为后续的编目工作和今后检索利用中的实体访问提供条件。

如何编译标签？标注是指以表格的形式在纸上记录和反映归档对象在整个宗族中的位置。表中项目主要包括名称、发放单位、采集时间、档案号、采集单位、载体等。这是根据物理文件管理的基本需求设置的。

四。物理文件的编目

编目是指编制物理文件的目录。编制实物档案目录，可以为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编纂提供基础条件。

实物的编目是以“件”为单位进行的，每个实物只体现为实物目录中的一个条目。根据分类、整理、标注的结果，对实物逐一进行编目，系统、全面地揭示实物的全貌。实物中未明确标明学科名称和出版时间的，编目时应拟制名称并核实出版时间。同时要在备注栏说明。

实物档案目录设置了档案日期、名称、发放单位、获取单位、获取时间、载体、存放地点、参考号、备注等项目。，概括了物理性质、形态特征、制作材料、采集时间、保存价值等主要特征。，并且是用户搜索的主要渠道。

五、实物文件盒

装箱(入柜、上架、陈列)是指将物品按照零件编号的顺序放入文件箱的过程，选购文件柜、密集架、陈列柜，是对物品进行系统整理的结果。放入文件盒的物件主要是可折叠或可摆成形状的，如:奖状(可卷成简易形式)、奖旗(可折叠成平装)、奖牌、荣誉证书等；信念范畴

邮票、证书等。文件盒可以是6厘米厚的文件盒。箱内设置了物理文件目录和对照表，方便箱内实物的存储、使用、进出验证和填写描述。用于奖品奖牌、证书印章、产品标识、硬币、纪念币等。，可以把它们平放在文件盒里用耐酸纸板隔开的“井”字形格子里，缝隙可以用纸团塞住，固定物理位置。为了方便起见，可以在文件盒盖内贴一个示意图来表示文件编号。

不及物动词结论

档案行政管理部门对如何组织实物档案没有统一的标志和要求。然而，各级档案部门对实物档案的收集、整理和利用却是丰富多彩、令人愉快的，相关报道也频频见诸报刊。本文所述的实物档案的分类、整理、标识、编目、包装(入柜、上架、陈列)的整理过程是一种常用的整理方法，各单位可根据实际情况制定合理的整理方法。比如，一些条件较好的单位，不仅可以按照上述方法整理实物档案，还可以对每个归档的实物进行拍照，既可用于展览，也可作为视听资料；标签可以用白纸或彩纸制作，增加美感。

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