如何管理企业档案
一.遵守法规
合规性是指企业在经营活动中必须遵守各项法律、法规和规章，并能证明确实遵守了相关要求。档案记录了企业各项经营活动的依据、过程和结果，是企业守法、合规、诚信经营的可追溯证明。要做到符合法律法规，要求企业合法有效地管理档案，保证信息的真实性、完整性、可用性和安全性，为企业活动提供法律证明。
对法规遵从性的强调始于美国的萨班斯-奥克斯利法案。在2001，许多美国大公司，包括安然能源、管群电脑、世通、施乐等。，接连爆出伪造文件、销毁档案、搞财务造假的丑闻。为了重拾投资者的信心，加强对企业的监管，2002年，美国国会通过了《上市公司金融改革和投资者保护法》(又称《萨班斯-奥克斯利法案》)，对美国上市公司的文件归档做出了严格的规定，强调通过审计档案对企业行为进行审计，从而实现对企业的监管。《萨班斯-奥克斯利法案》规定，如果公司故意销毁或伪造文件和档案，将被处以罚款或最高20年监禁。此后不久，美国证券交易委员会(SEC)对摩根士丹利、美林、城市银行和德意志银行等证券公司处以巨额罚款，原因是它们的电子邮件没有完整保存。2004年，巴塞尔银行监管委员会通过了《新巴塞尔协议I 》,为金融业建立了规范的企业信息存储和电子取证机制。2008年，我国财政部、证监会、审计署、保监会、保监会联合颁布了《企业内部控制基本规范》，对企业信息的真实完整和文件的存储保管提出了要求。
上述规定有三个基本要求:一是数据存储。要求企业的资料必须真实完整地保存到法律、政策规定的期限结束；在数据存储过程中，必须从技术上保证不会被修改或删除。第二是准入。企业要充分保护数据中的隐私和情报成分，同时要在安全存储的前提下安全使用数据。第三是审计(账户)。要求企业保留数据主体，封存数据访问过程，满足法律政策的审计要求。遵守法律法规对企业档案管理提出了新的严格要求，也促使公司管理层更加重视档案管理。
第二，资本化
资产，是指由过去的交易或者事项形成的，由企业拥有或者控制，并预期给企业带来经济利益的资源。档案的信息和知识属性决定了其经济价值，特别是在知识经济时代，档案作为企业无形资产的地位更加突出。国际标准《信息和文件编制-文件管理》(ISO15489)指出:“文件是宝贵的信息资源和重要的企业资产。”国际标准《信息和文件-文件管理系统-基础和术语》(ISO30300)进一步明确:“作为一种信息资源，文件是组织智力资本的一部分，因此也属于组织的资产。”我国档案行业标准《企业档案工作规范》(达/T42)也强调:“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”
实践中，上海海洋地质调查局在1992参与设立上海石油天然气公司时，认缴了东湖油气田勘探阶段取得的注册资本12000万元。2000年，欧盟估计欧盟各国政府的信息资源，主要是电子文件，价值为4700亿欧元。2000年，英国颁布了《信息资产登记与信息资产评估:政府组织电子文件鉴定》，英国联邦政府机构用于登记和评估包括档案在内的信息。2008年，全国代表、富润控股集团有限公司董事会成员赵林中提出，党政机关、企事业单位法定代表人离任审计，就像离任财务审计一样，纳入档案法。将档案视为资产进行登记、评估和审计，将成为企业档案管理的重要趋势之一。
第三，企业文化
一流企业做文化，二流企业做技术，三流企业做产品。中国企业要做大做强，成为百年基业的优秀企业，必须努力培育良好的企业文化。企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀，是公司文化的凝固。世界上许多知名企业，如美国电话电报公司、福特汽车公司、IBM、西门子、巴斯夫、拜耳等。，非常重视档案管理和企业历史的研究。这些公司的档案馆还收藏了大量具有文化价值的产品和纪念品，具有企业博物馆和工业文化遗产展厅的功能。国内很多企业档案部门也越来越注重挖掘企业历史文化，弘扬公司优秀传统，增加公司历史积淀，提升公司文化气质，促进公司竞争力和可持续发展。
第四，标准化
标准化是人们在生产建设活动中广泛总结科研成果和实践经验，形成* * *同一标准，并普遍实施的活动。标准化包含统一、简化、协调和优化的基本原则。推行标准化是社会化大生产的基本要求。多年来，我国企业档案行业一直在强调实施标准化，但在实际工作中，主要遵循国家标准和行业标准，较少关注国际标准。随着经济全球化和跨国经营，采用国际标准已成为现代企业的基本趋势和必然要求。而且很多国际标准体现了某个领域的先进理念和最佳实践，优秀的企业应该以权威的国际标准为指导。
档案管理领域的国际标准主要由ISO/TC46/SC11(国际标准化组织档案/文件管理技术委员会)制定。目前ISO/TC46/SC11制定的以下标准值得企业档案部门重视:信息与文献-档案管理系统-基础与术语(ISO30300)、信息与文献-档案管理系统-要求(ISO30301)和信息与文献-档案管理。信息与文献-档案管理流程-档案元数据管理(ISO23081)、信息与文献-档案工作流程分析(ISO26122)、信息与文献-档案数字化实施指南(ISO13028)、信息与文献-数字档案
动词 （verb的缩写）组织记忆
“记忆”原本是一个生物学和心理学的概念，是指在日常生活过程中，对个人经历和事物的有意识或无意识的保存和再现。记忆力是一个人生存和成长的基础。后来社会学家提出了“集体记忆”和“社会记忆”的概念。集体记忆是同一个群体的精神财富和文化纽带。上世纪末，“记忆”被引入档案学领域。1996加拿大档案学家特里·库克(terry cooke)在第十三届国际档案大会上指出，世界各地的档案工作者仍在建造记忆宫殿。在2000年第14届国际档案大会上，西班牙国王胡安·卡洛斯指出:“档案是保存各种形式的人类记忆、社会记忆和个人记忆的最权威的地方。”2004年第15届国际档案大会的主题是“档案、记忆和知识”。O15489提出文档给组织带来的好处之一是“维护组织记忆、个人记忆或社会记忆”；羑O30300还强调，实施文件管理系统的目标之一是“维护企业或集体记忆并承担社会责任”。
管理学者也提出了“组织记忆”的概念。组织记忆是指将过去的知识应用到现在的活动中，以提高组织的业务水平，本质上是企业的经验知识和历史知识。组织记忆与组织智能、学习型组织、人工智能、知识管理系统、组织和个人发展密切相关，甚至等同于知识管理。王兆祥等人指出:“企业记忆系统是指通过记忆、维持和回忆来积累和维持知识的系统。它主要由以下要素组成:企业中所有成员的大脑、文件、合同、档案、书籍、计算机内存和其他形式的信息存储介质。”可见，档案是组织记忆的重要组成部分，传承组织记忆应该成为企业档案管理的重要目标。从组织记忆的角度审视档案，为企业档案管理提供了新的思路。
不及物动词知识管理
在当今知识经济时代，知识是唯一有价值的资源，知识管理是企业管理的基本范式。知识管理有两种基本模式:一种是编码模式，强调借助信息技术构建知识库，通过“人-文档-人”的方式实现显性知识的管理和开发；二是个性化模式，强调投资人力资源，培养知识交流的氛围，通过“人对人”的方式实现隐性知识的享受和利用。档案是显性知识的“存放容器”，是企业显性知识的“编码工具”。编码知识管理本质上是一种知识化的高级文件管理。早在1994，terry cooke就提出，档案工作者要从实体保管者向知识提供者过渡。2002年，张斌提出:“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”2007年，徐勇军进一步提出“档案知识管理模式”(“知识管理导向的档案管理”和“基于知识管理的档案管理”)，认为档案管理应向知识管理方向创新和拓展，知识管理可以从档案管理开始。
早年由于忽视档案管理，知识无法固化，很多公司的知识管理都失败了。近年来，越来越多的知识管理管理者已经意识到，知识管理离不开档案管理。另一方面，许多企业档案部门也更加积极地参与知识管理，有的甚至成为企业知识管理的领导者或牵头单位。目前，企业档案管理在完成了从实体管理到信息管理的发展后，正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理到知识服务的转变。
七。综合管理
整合是指将一些孤立的事物或元素以某种方式组合在一起，形成一个有机整体的过程。集成管理是纵向和横向的集成和优化，以实现系统目标。企业档案管理的整合包括以下几个方面:一是资源整合，包括文件与档案、图书信息与文献的整合，结构化数据与非结构化数据的整合。未来，企业将不再严格区分文件与档案、图书信息与档案、结构化数据与非结构化数据，而是将其作为信息资源(信息内容)统一管理。二是系统集成，即档案管理系统和业务系统的集成。前期主要构建业务系统与档案管理系统的接口，实现业务系统的数据在档案管理系统中的自动归档；最终实现档案管理系统与业务系统的无缝连接。有些企业可能不构建单独的文件管理系统，而是将文件管理功能嵌入到业务系统中。三是流程集成，即文件/档案管理嵌入业务流程，业务流程由文件/档案信息流支撑。四是标准整合，即文件/档案管理纳入ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系、ISO27000信息安全管理体系。
八。风险管理
随着科学技术和全球化的快速发展，人类社会进入了一个充满不确定性的“风险社会”。无论是天灾，如2008年的汶川地震、2011的日本地震海啸，还是人祸，如2006+0的“9.11”事件、2003年的伊拉克战争，都造成了大量珍贵档案的严重损毁，带来了无法挽回的损失。在“9.11”事件发生后，世贸中心的许多公司因为业务数据全部被毁而无法恢复运营，而摩根士丹利则因为在新泽西建立了备份系统而在第三天恢复运营。可见，加强档案风险管理是十分必要的。
2001，ISO15489强调文档风险的评估、分析和应对。2004年，国际文件管理和行政工作者协会(ARMA)出版了《文件和信息的风险管理》,为各国的文件管理人员提供方法指导。欧洲数字保护中心(DCC)和欧洲数字保护(DPE)的研究小组开发了基于风险评估的数字仓库审计方法。2009年，我国DA/T42要求:“制定档案管理应急预案。对于可能发生的突发事件和自然灾害，企业应当制定档案抢救应急措施，包括组织架构、抢救方式、抢救程序、保障措施和转移地点等。应对档案信息管理的软件、操作系统和数据的维护、防灾和恢复制定应急预案。”构建档案风险管理体系，制定档案管理应急预案，已成为现代企业档案工作的重要组成部分。
九。海外档案监管
近年来，随着经济全球化进程的加快和对外开放的深入，我国国有企业纷纷“走出去”，到国外投资办厂、开展业务，产生了大量的海外档案。由于多方面的原因，很多国企对境外档案监管不力，管理混乱，导致大量国有资产流失，国家核心经济机密频频泄露，经营风险剧增。为此，2005年，国家档案局发布了《关于加强境外机构和境外企业档案工作的意见》，要求“母公司要逐步建立健全境外机构和境外企业档案管理制度”。2009年，国资委、国家档案局发布《关于进一步加强* *企业档案工作的意见》，其中强调要“加强境外企事业单位档案管理”。
由于国有企业境外档案的特殊性，境外档案工作开展环境的特殊性，特别是境内外档案在法律、制度、语言、文化、传统等方面的差异，给国有企业境外档案监管带来了特殊挑战，提出了特殊要求。因此，对国有企业境外档案的监管应遵循两个基本原则:“双合规”(既遵守我国和所在国家或地区的档案法律法规)，又要“双向包容”(相互包容我国和所在国家或地区的档案文化传统)；抓住三个关键控制点——境外文件归档范围和保管期限表的确定、覆盖全球的档案管理体系建设、境外档案向中国移交方式的选择。
X.云计算和大数据
云计算和大数据是当前信息化发展的两大重要趋势，将对各行各业产生深远影响。与企业的其他活动一样，档案管理必须适应云计算和大数据的特点和要求，进行理念、商业模式和管理方式的变革。首先是档案概念的泛化。即树立“大档案观”，把所有具有保存价值的信息记录都视为档案，而不论其过程、载体、种类、格式、保存期限。这意味着所有的记录都是文件，生成文档的“时刻”就是文件。二是档案云平台建设。即基于“云架构”，构建覆盖企业所有部门、系统和业务的统一高效的档案资源管理和服务平台。第三是文件存储和知识挖掘。大数据的核心应用之一是预测，而预测依赖于历史数据的积累和挖掘。这对档案的海量存储和知识挖掘提出了更高的要求。企业档案工作的重心将从“数字化”转向“数据化”。第四，文件安全问题更加严峻和复杂。