档案起源的社会意义

从档案的起源到今天已经有几千年了，但是使用“档案”这个词的历史并不长。

“档案”这个词在明朝以前还没有出现过，各个朝代的称谓也不一样。商朝称之为“书”，周朝称之为“钟”，秦朝称之为“古书”，汉魏以后称之为“文书”、“抄本”、“案”、“书”。

根据现有史料，“档案”一词最早见于清代。“档”字出现在现存的清代档案《聚珠》中，是在康熙十九年(1680)。关于它的文字表述最早见于杨滨的《刘辩略》(约作于清康熙四十六年)。书中载:“界外木中多书，寄件人唤牌子削木屑。存放久了的叫档案，叫档案，这样就积累了很多皮条客。但是，今天在纸上写字的人，也叫牌子，也叫地摊。”“锉”字在《康熙字典》中解释为“横木架锉”，意为木架；“案”字在《说文解字》中解释为“几属”，有点像小桌子。由此，处理一个事件的相关文件称为案件，保存的正式文件统称为“案件”或“卷宗”。“文件”和“案例”的组合就是存放在书架上的文件。300多年过去了，文件这个词一直被沿用至今，现在已经成为一个科学概念，其定义仍然是本义的深化和发展。

国家机关、社会团体和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。档案是历史上最早的文件之一，也是现代社会重要的信息类别。

词源学在中国明代以前，档案和文书的称谓没有区分，包括典、卷、策、汉(卷字的省形)、简牍、文书、书籍、案卷、文案、案牍等。“档案”一词最早出现在清代。康熙十九年(1680)，在《住宅笔记》中记载，康熙皇帝问:“马哈拉的父亲和叔叔都不在战斗中，而我也立功了。他犯了什么罪？”大学生说:“部里没有档案，起诉的时候不允许部里讨论。”杨彬大约在康熙四十六年所作的《刘姬扁略》对档案的解释是:“界外文字多以木写，传播者称之为牌子，使伐木如牌子；存放久了的叫档案，叫档案，这样就积累了很多皮条客挂在墙上。”入关后改为纸质书写，但习惯将保存下来的文件称为“档案”、“卷宗”。在随后的法律法规中，对“文件”和“档案”的用法区分得更加明确，多处使用“书写文件、存放档案”、“记录档案”、“档案副本”。按照汉字的本义，“档”是横木框架，指存放东西的架子；“Case”是指类似于小表的东西，扩展为处理事件的案例文件。“档案”，即存放在书架上的文件，仍有其形象和内在意义，并被赋予新的科学意义。

档案中的外来词来源于希腊语αρρειν和拉丁语archivum，用词和读音相似。它的原意是行政机关所在地，后指存放公文或其他文件的地方，后指存放在这些地方的档案。它是一个多义词，可以解释为档案、档案、档案等，所以在使用时往往需要加以限定或解释。如俄语中的архив，在20世纪30年代，多指档案馆，但被称为档案馆的архивныймате⪈。近年来，苏联国家标准文件规定архивныйдокумент (archive file)是指档案的总称。一般日语词汇中，没有档案，常用ぶんしよ(公文)或こぅぶんよ(公文)，日本国家档案馆称为こぅぶ.然而，当把中文翻译成日文时，我们使用とぅぁん(文件)或とぅし(文件)。

关于起源档案最初产生的历史背景和历史时期，历来众说纷纭。其中，比较有代表性的观点是阶级社会产品论和原始社会产品论，也称社会产品论。阶级社会产品理论主要有两种观点:①认为随着阶级的产生和国家的形成，国家为了管理国家和大规模生产，进行国家之间的交流或战争，需要文字记录作为管理和交流的工具，于是发明了文字。国家机关用文字记录来记录和传达各种事务，所以产生了文件，这些文件保存下来就形成了档案。(2)认为虽然在国家产生之前就有文字，但原始社会并不存在人们保存和使用档案的社会需求。只有在阶级产生、国家形成之后，国家才需要记录事务，用文字表达统治阶级的意志，才能产生文件，储存档案。这两种观点的共同论点是，都认为文字和国家机关的出现已经成为档案产生的前提条件；不同之处主要在于文字产生的时期和它们在档案形成关系上的不同。关于原始社会的产物也主要有两种意见:①认为在国家形成之前，原始社会后期，随着生产的发展，社会交往的扩大和文字的发明，人们开始使用文字记录，即产生了最早的文件，保存起来就成了档案。②认为早在原始社会的很长一段时期，人类就有利用和保存档案的必要和可能。在文字发明之前，人们用打结、刻字等原始方法记录记录，这些打结、刻字是历史上最早的档案。两种观点的共同论点是，档案起源于国家形成之前的原始社会时期；主要区别在于，打结、刻制档案理论认为这些载体具有记录、凭证等档案属性，而书写档案理论认为打结、刻制不能独立、系统地体现记录、传递等功能，书写记录在档案史上尚属首次。

从已知的历史事实和研究成果来看，档案不是人类产生之初的社会现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。迄今为止，世界各地发现的最早用文字系统记录人们实践活动的档案，多为国家出现后的历史文物，如中国的甲骨或龟甲上的档案、两河流域的泥板、埃及的纸莎草档案等。但是像甲骨文这种文字体系比较完整的档案，不可能是历史上最早的档案。这就涉及到文字被发明并应用于记录的最早时期，以及它们与档案产生的关系。非文字的原始形态在文字发明之前是否具有档案的性质和程度，还有待于进一步的调查和研究。

探索档案的起源，有助于深化对档案本质、档案和档案工作发展规律的认识，因而成为一个具有学术价值和现实意义的课题。

长期以来，国内外学者对档案的定义众说纷纭，这也体现在相关的法律法规和规范性文件中。就档案概念内涵的构成要素而言，基本上可以分为两种类型:①限制型。强调具有永久保存价值，保存在档案馆等特定场所的历史文献是档案。例如，在国际档案理事会主持下编纂的《档案术语词典》(1984)将档案定义为“经选择或未经选择的不活跃文件，由其创始人或其职能继承人自用，或因其档案价值而由适当的档案馆保存”。②放松型。具有一定保存价值的历史文献，无论保存在哪里，都是档案，不考虑永久保存价值、保存地点等因素。如《法兰西共和国档案法》(1979)规定:“任何自然人或法人、任何国家机关或组织、任何私人机构或部门，不论其形成日期、形式和材料如何，均为档案。”鉴于我国拥有由各级各类档案馆和大量机关单位档案组成的网络系统，对档案实行集中统一、分级管理的制度，规定各类需要短期、长期或者永久保存的历史文件为档案。

就档案概念的属关系而言，档案定义大致有三种主要模式:①以“历史记录”或“原始记录”为属概念。如吴保康主编的《档案概论》中指出“档案是国家机关、社会团体和个人在社会活动中形成的文字、图像、声音等形式的原始记录”。②以“文件”为通称概念。例如，在美国谢伦伯格，现代档案学-原理与技术(1956)的档案被定义为“任何公共或私人机构的被鉴定为值得永久保存以供参考和研究，并被隐藏或选择隐藏在档案机构中的文件”。③将“信息”或“信息材料”和“信息载体”作为通用概念。如果我们认为档案是在人类社会实践中直接形成的有序的信息载体，并储存备查。以“文件”为概念的档案定义在国际范围内较为流行，从“信息”的角度研究档案定义的趋势近年来有所发展。《中华人民共和国档案法》(1987)第二条规定:“本法所称档案，是指过去和现在的国家机关、社会团体和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。”该条款不是对档案的一般定义，而是界定了国家管理的档案的范围，仅限于“对国家和社会具有保存价值”。但它揭示了档案的本质属性，具有档案定义的基本要素，充满了档案定义的理论意义，因此在此基础上表述的档案定义在我国较为普遍。

特点和范围①档案是由文件转化而来的历史记录。文件经过使用和处理后，一部分失去了社会价值，随着描述、处理等现行功能的终结而被淘汰；另一部分，因为以后还有参考价值，所以选择保存为文件。因此，档案与文件既有联系又有区别:文件是档案的前身，档案是文件的归宿和本质。这也决定了档案的本质属性及其与其他文件的区别。档案是原始的历史记录，不是事后写成的材料。档案不同于一般的历史文物，因为它结合了记录性和原始性。(2)档案是各机关、组织和个人在其特定的社会活动中积累的记录组体。它的产生和存在总是源于特定的形成单位及其功能活动，并由此构成了档案材料之间的内在联系。这必然是积累性和历史关联性的特点，使得档案的存在和运动形式不同于其他材料。它要求尊重档案来源与内容的内在联系，维护档案系统的历史风貌，从而有效发挥档案信息系统的独特作用。(3)因为档案是历史的原始记录，而不是复制品，所以更可靠，也更单一和稀有。档案因其原始、稀有的特点而不同于其他出版物，其保护和利用也有特殊的要求。④档案的种类和形式丰富多样，范围很广(见档案分类)。一些历史悠久、性质或载体特殊的档案，往往与文物、图书、资料有一定的转化关系或部分重叠关系，即具有二重性或多重性。所以收藏在博物馆、图书馆、档案馆。有些国家对此有法律规定，如《中华人民共和国档案法》规定:“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物和图书也是档案，可以由上述单位依照法律、行政法规的规定自行管理。”“档案馆和上述单位在档案利用方面应当相互配合。”