如何管理好企业档案
如何管理好企业档案
首先，领导重视是根本。
目前，我国企业档案机构发展水平普遍较低，这与领导对档案工作重视不够有很大关系。档案是一种历史文化遗产和无形资产，不能直接产生经济效益和社会效益。因此，领导往往忽视企业档案建设，以为只要文件保管好，不丢失，用起来就能找到，但这种想法有失偏颇。
首先，企业领导要对档案室档案的价值有一个清醒的认识，要知道这些档案在企业工作中所起的作用，如工作中的参考、借鉴、凭证等诸多文件及其对企业发展的实质性影响。
其次，企业领导要加大对档案馆的投入，在档案馆的库房建设、设备完善、人才引进等方面给予政策倾斜和资金保障。第三，企业领导要充分认识档案的服务功能。档案的合理利用与档案的安全保密有机结合，使档案建设走向良性循环。
第二，硬件设施是基础。
企业档案在硬件设施上的投入相对较少，甚至连档案与图书馆都达不到分离的标准，部分档案不规范，缺乏必要的设备，档案信息化建设无从谈起。可见，完善的硬件设施管理是提升企业档案服务功能的基础，是档案为生产提供一线服务的保障。只有规范硬件措施的配置规模、配件数量、计算机配套设置等基本内容，才能顺利实现档案服务。只有保证了最基本的硬件设施，企业档案馆才能有一个良好的生存环境，才能通过更好的工作为企业用户提供服务。
第三，完善的管理是源头。
新形势下，企业档案工作要开拓进取，紧跟企业发展步伐，突出重点，确保行业工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，服务到哪里，切实服务到生产一线。档案建设主要表现在两个方面:一是加大对企业现有档案的收集力度，扩大收集范围，拓宽收集渠道，全力做好档案的收集、整理和归档工作。
这项工作是档案工作的重要组成部分，是服务企业的前提和基础。在工作中，要学会抓住重点，注意收集和保存与企业工作密切相关的专业和学术资料。二是加大对现有档案成果的转化。档案中有许多有价值的信息。如何整合档案室的档案资源，把死的信息变成活的成果，为用户提供满意的信息服务，也是完善建设的关键。
第四，开发利用是关键。
收集到的材料往往零散无序，不利于档案的开发利用。档案工作要从浩如烟海的信息中筛选出具有保存价值的信息，按照一定的原则和方法进行科学的分类和系统的组合整理，以保持文件的历史联系和形成规律，使之有序化，成为有价值的信息，经过鉴定后，以科学的方式妥善保管，为档案信息的开发利用提供可靠的保障。档案信息资源只有通过利用才能实现自身的价值。在利用信息资源的同时，必须注意维护档案资源的完整性和安全性，避免流失。
因此，必须建立健全档案管理制度，如档案员岗位责任制、档案借阅制度、利用保管制度、档案销毁制度、档案保密制度等，加强档案管理。同时，建立科学的检索系统可以加快文件的检索速度和准确性，为企业提供快速准确的服务。要努力编制一套完整、适用、配套的检索工具，为档案的开发利用提供必要的条件。
第五，高科技是支撑。
企业档案机构管理多采用手工操作，存在查询效率低、查询频繁、劳动强度大、纸质档案存储占用空间大、管理困难等问题。如今，随着科技的发展，电脑的普及已经渗透到各个单位。根据本发明的档案存取管理系统，在计算机上实现存取过程的一个环节，并根据该过程最终实现存取的目的。利用计算机进行管理，可以避免繁琐的人工检索，根据档案检索者的权限提供相应的档案，也可以防止泄密。这样既方便了内部查询，又提高了办公效率。
第六，服务是宗旨的理念。
档案工作者服务意识淡薄，严重影响了档案信息的综合利用，阻碍了社会、经济、文化价值和开发人力资源价值的充分实现。长期以来，企业档案重视保密、忽视利用的现象严重，保密与利用的关系没有处理好，档案室成了纯粹的机要室。
这在很大程度上影响了档案信息的利用。作为档案工作者，要想做好工作，首先要让人们了解档案的存放情况，这是开发利用档案信息资源的首要前提。因为档案工作者对自己的档案比较了解，自然想到利用档案解决工作中的问题；
其次是主动服务，即工作人员在熟悉所存档案、掌握档案利用工作规律的基础上，预测各类用户的利用趋势，主动提供档案服务；最后，要树立超前服务意识，多渠道、多形式开发档案信息，变封闭服务为开放服务，把档案编研与制度提供结合起来，努力把档案工作成果与企业信息化建设结合起来，提供用户所想所需。依托现代信息技术的发展和现有平台，最大限度地满足用户对档案信息的需求。
第七，人员素质是保证。
有人认为档案工作是一项实践性很强的工作，只需要在实际工作中探索和掌握其原理和方法。很少有人特别注意系统地学习和运用档案工作的管理知识。实际上，档案工作具有实践性，但专业性更强，要求档案工作者具备一定的专业素质，包括履行专业职责的能力、学历和资格。
随着信息技术的进步，在档案网络化建设过程中，档案工作者不仅是信息库的建设者和维护者，也是档案信息资源与用户之间的桥梁和纽带。要实现这一目标，必须尽快培养一批既精通档案管理业务，又熟悉计算机管理软硬件、网络、安全等技术的复合型人才，让他们参与档案信息化建设的全过程，了解和掌握运行过程中可能出现的各类技术问题，为信息化进程储备高素质人才。