纸质档案和电子档案各有什么特点?
档案是指过去和现在的国家机关、社会团体以及直接参与社会实践并保持了各种活动形式的个人所形成的具有历史价值的记录。档案是人们有意识保存的社会实践的文件。它们是人类记忆的基础,连接着人类社会的发展。随着信息时代互联网技术的发展,人们生活和工作的方方面面都发生了巨大的变化。电子档案也在悄然兴起,因其效率高、占用空间小、易享受、多样等特点,越来越受到档案管理工作者的青睐。甚至有人预言,在电子档案日益兴起的今天,纸质档案将被电子档案所取代,未来的档案世界将以电子档案为主。?
纸质档案是以纸张为信息记录载体的档案。电子档案主要是指人们在社会活动中形成的,以计算机磁盘、软磁盘、光盘等材料为载体,有原始记录并保存有僧人文字、图像等电子文件的电子文件材料。?
纸质文件和电子文件的区别
1.记录载体有什么区别?
纸质档案是用笔、纸等手段手工书写、复制、制作而成,其记录载体是纸。纸质档案以具体的形式存在,人们可以直接阅读和使用。电子档案的记录、制作、加工、读取和传输都是以电子计算机等设备、网络及相关软件为基础,以光盘、硬盘等载体,以二进制数字代码的抽象形式存在。只有借助计算机,数字代码才能被转换和还原成文字和图像,人们才能查阅它们。?
2.存储容量有什么区别?
传统纸质档案以目前常用的A4纸为例,纸张面积为29.8cmX21cm,有效存储面积较小。至于电子档案的存储空间,以日常生活和工作中常用的光盘为例。一张光盘的存储容量可达400 MB ~ 600 MB,可存储35万张A4打印纸上的文字信息或65438+万页的图形信息,相当于在一张光盘上压缩存储一个完整的文件柜。?
3.耐用性有什么区别?
纤维素是纸的主要材料,具有很强的耐久性。只要能有效消除高温高湿等环境条件,纸质档案的寿命可以延长到几百年甚至更长。随着科学技术的创新,近年来开发了档案专用纸,以确保纸张存储的耐久性。一般电子档案的载体多为光盘和硬盘,对温湿度、防磁、防破坏、防病毒等环境条件要求较高,寿命一般在20年以内。载体脆弱、不稳定,这无疑与档案的作用相冲突。?
4.可修改性有什么区别?
纸质档案的文字具有个人笔迹、新旧墨迹的区别、不易涂改和伪造的特点。我们可以通过提供原始文件、文件的副本或复制品、或文件信息的加工产品来满足不同文件用户的需求。至于电子文件的不安全和资源的享用,我们可以利用电脑的限读和防删除、防复制、防销毁的功能,为用户提供文件的副本,比如磁盘、光盘等。?
5.信息唯一性有什么区别?
纸质文件是独一无二的和原创的。纸质档案可以作为凭证。人们往往通过分析字体、印记甚至笔迹、纸质材料来判断其独创性。与纸质档案相比,电子档案的原始性不容易判断和确认,根本不存在“原始状态”。它在生成时的状态与发送和接收时的状态完全相同,具有信息享受性。