归档条款

随着机关、团体和社会组织的职能活动，文件有其自身的形成规律和特点。2012发布的《党政机关公文处理规定》和《党政机关公文格式》为公文处理提供了统一的规范和标准。这些规范和标准，加上各机关长期以来在公文处理过程中的做法，以及办公自动化条件下对电子公文形成的特殊要求，构成了公文形成的一般规律。按照文件形成规律对归档文件进行整理，实际上是文件形成的自然延续过程，可以最大限度地减少个人对文件材料的人工干预，提高文件整理的质量。

文件之间的有机联系是指文件之间在来源、时间、内容等方面的内在联系。，既记录了文件和文件组成部分之间的相互关系，又保证了文件记录的完整性和有序性。在归档中保持案卷之间的有机联系，不仅可以更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，而且便于今后的检索和利用。

2、归档时应区分不同的价值，便于保管和使用。

一份文件的价值是由其内容、其在本机构工作中的作用及其在未来历史研究中的作用决定的。就机关文件的价值而言，并不是所有经过处理的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档的文件都需要永久保存。规则从分类开始就区分了不同保存期限的文件，为有针对性的后续工作奠定了基础。

易于保存和使用是归档的一个重要目标。便捷存储是指通过区分文件资料的不同价值，采取不同的存储策略，提高管理效率；方便使用是保持文件材料之间的有机联系，从而提高归档文件的查全率和查准率。因此，保管和利用的便利性是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系和区分不同价值的基础上的，也是检验归档方法实用性的唯一标准。

3.归档应符合一体化文件管理的要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

这是一个全新的排序原则。信息化条件下，档案文件的整理必须将传统纸质文件和电子文件的要求作为一个整体来考虑，以避免因其基本原则和方法不同而带来的诸多问题。解决这一问题的基本思路是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将文档处理与档案管理相结合，充分利用文档处理过程中形成的数据信息和工作成果。因此，合理规划归档过程，使完成的文件直接进入整理过程，同时尽可能用文件处理过程中产生的条目组织检索条目，使归档工作更加贴近文件和业务人员的实际工作，就显得尤为重要。

4.归档应确保纸质文件和电子文件的协调统一。

在纸质文献和电子文献并行的情况下，保证两者的协调统一是目前必须面对的问题。要实现两者的协调统一，首先要统筹规划文件处理和档案管理的工作，把档案管理的一些要求放在文件处理环节的前面，在档案管理环节继续使用文件处理阶段产生的相关信息，使之成为一个有机的整体；其次，要根据单位的情况，确定是整理纸质文件还是电子文件，再依次确定整理的策略和方法，保证两者的协调。

法律依据

实施细则第二条规定:2.1归档应当遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.2归档应区分不同价值，便于保管和利用。2.3归档应符合一体化文件管理的要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。使用的档案管理系统应符合国家档案局对档案管理系统软件功能的要求和江苏省相关地方标准规范。2.4归档应确保纸质文件和电子文件的协调统一。