档案管理的流程有哪些?

档案管理的流程有哪些?

1.收集档案:档案的前身是档案,档案是由分散的工作活动形成的。为了方便日后使用,需要选择分散的档案,选择重要的部分集中存放以备后用,从而形成档案集合。归档工作是指档案从分散到集中的过程,是档案工作的起点。

2.归档:档案人员拿到档案后,首先要对档案进行分类,包括归档号、归档页码、撕贴页、拼错页码、重新编号等,以便扫描时对可以拆卸的档案进行批量处理。

如果发现褶皱不均匀影响后期扫描质量,要进行相应处理;如果文件损坏,应先进行技术修复,并做好标记;对于严重损坏且无法修复和扫描的文档,应进行不同的标记。

3.档案鉴定:随着档案数量的不断增加,一些档案已经失去了保存价值。为了防止复杂化,需要剔除那些已经失去保存价值的档案,同时区分档案的不同保存价值,实现档案的分级保存,发挥重要档案的作用,从而形成档案鉴定工作。

4、图像检查和处理:

扫描仪完成后,应对图像质量进行自动处理,并逐一进行人工检查,包括图像序列是否与原始文件记录一致,是否存在漏扫描、重拉伸等现象,图像中是否存在黑色棱角,图像的歪斜、清晰、失真等图像质量。,并及时调整,保证图像序列正确。

5.完整的OCR识别:

如果项目需要实现全文检索,需要使用专业的识别软件对扫描图像处理后的数字图像进行全文OCR。如果用户对识别成功率有严格要求,就需要人工校对。校对后,将格式还原转换为双层PDF文件格式,可实现无障碍全文检索。

6.提供和利用:保管档案的目的是为各项工作服务,充分发挥档案的功能。为了及时充分发挥档案的作用,必须开辟多种渠道,采取多种形式和途径向用户介绍档案的利用方法,从而形成档案的利用。