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档案管理系统

第一章总则

第一条:档案是企业在各种经济活动中直接形成的具有保存价值的文字、声像、图表等材料，原始记录得以保存。

第二条:档案必须坚持部门收文原则，满足完整、安全、准确、系统和有效利用的需要。

第三条档案管理必须执行党和国家的保密制度和档案法的规定，确保档案的保密和安全。

第四条档案工作人员应当熟悉档案管理的基本知识和规定，按照档案管理的有关规定和要求，认真做好档案管理的各项工作。

第二章文件和档案管理

第五条:书面档案是全面、真实地反映本厂历史面貌和各项管理活动的原始记录。办公室应认真做好各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

第6条:文件和档案的收集和归档范围

(一)上级党政机关发送的与企业有关的决定、决议、批复、通知、指示、命令、规定、计划等文件和资料。

企业章程、决定、协议、通知和会议记录。

(三)我厂的各种上级文件，包括指示、报告等文件和资料。

(四)我厂各种下游文件，包括通知、通告、决定等文件。

(五)工厂的各项规章制度、工作计划、总结、统计报表、简报等文件材料。

(六)工厂职工劳动、工资、福利和社会保障的文件和资料。

(七)反映我厂历史变迁、大事记和重要活动的会议材料、简报、照片和录像。

(八)本厂CI标准管理的相关资料。

第7条:文件和档案的管理

(一)办公室应规范档案管理制度，认真执行平时归档制度，对已处理或批存的各类文件材料及时收集归档，由文件管理人员集中分类保管，逐一登记。

(二)归档工作应当遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的类别和价值，便于保管和利用。

(三)文件材料的归档应符合规定的要求，统一归档规范，保证档案质量，档案的归档和编目应系统、完整。

(四)所有文件要保持文件材料的完整性，各种附件不准存放，每份文件的份数和页数要齐全。

(五)各类文件、档案一般应于次年三月整理。

第三章人事档案管理

第八条人事档案是一个人参加各种政治、社会活动以及学习、工作经历的真实记录，也是反映企业人力资源基本信息的原始材料。办公室要切实做好企业人事档案管理工作，为企业人力资源的合理配置提供依据，实现规范化归档和科学管理。

第九条人事档案的范围和类别。

(一)所有企业员工都应建立员工档案。

(二)归档范围包括反映员工参加各种活动和学习情况以及员工个人情况的所有信息。具体如下:1，简历；2.自传；3.鉴定和评估；4.政审；5.组织关系；6.教育背景和职称；7、就业、绩效、薪酬信息；8.奖惩；体检等。

第十条:人事档案管理

(一)归档材料应当形式完整，不得破损或残缺。材料系列应完整，不得遗漏。

(二)备案材料必须客观真实，手续完备。如果必须由工厂(或组织)审核盖章或本人签字，盖章签字后才能归档。

(3)人事档案由办公室指定专人管理，专柜保管。

(四)办公室应建立健全安全保密制度。防止失密泄密。

(5)人事档案管理人员具体负责企业人事档案的收集、登记、整理、保存和传递工作，应认真负责，严格管理，严格保密。

(六)人事档案必须严格按照统一的人事档案进行整理和保管。

(七)企业因工作需要查阅人事档案的，读者须持本部门介绍信并征得主管领导同意，所需内容须由档案员如实提供。原则上不允许抄袭或复制。

第四章工程合同、图纸和技术资料的管理

第十一条企业在建设期间形成的工程设计、工程设备、生产工艺等方面的各种技术资料和工程合同，应妥善收集并有效保管，为企业正式投产提供完整的质量和技术依据。

第十二条:档案收集范围:

(1)企业总平面布置图、总流程图、安装图、电气仪表、上层建筑、设备、水文、环保、地质资料、钻井工程资料等在工厂建设过程中或投产后形成的各种工程合同、技术文件、图纸、工艺设备资料、新产品研发方案的原件及复印件均在归档范围。

(2)全套重要图纸(包括底图、辅助图、原图和复印件)及资料。

(三)设备采购和基建项目招标过程中形成的招标文件、附件和合同。

(四)企业在基础设施、设备、电气仪表、技术安装、工艺流程等方面的全部资料。

第十三条:工程合同、图纸和技术文件的管理

(1)企业的所有工程合同、技术图纸和文件，应按使用的对象、目的和性质分类编号，必须直观、易于查找。

(2)资料室应按照档案管理的规定，妥善收集、整理、保管和归档全套重要图纸(包括底图、辅助图、原图及复印件)、技术资料，记录我厂基础设施、设备、电气仪表、技术安装、工艺流程、联动试车等所有信息。

(3)外购设备开箱时，生产技术部会同计划财务部对箱内设备进行详细清点，进行登记造册，建帐归档管理。

(四)每个项目完成后，应在项目验收后一个月内将资料交资料室归档。

(5)设备运行数据应在设备正常运行后一个月内提交设备部存档。

(六)成套图纸不准分发、拆卸或丢失。作废的图纸和资料应及时回收和处理。

(七)做好图纸、资料和技术文件的保管工作，防止泄露我厂的重要技术信息。

第五章档案的保存和维护

第十四条建立查阅档案登记表，所有档案都要登记。

第十五条各类档案原则上不允许外人查阅，确需查阅的必须经主管领导批准。

第十六条承办人员借阅、查阅各类档案时，档案管理人员应积极利用，做好服务工作，并办理临时借阅登记手续。

第十七条各类档案只能在档案室查阅，严禁审查人员涂改或撕毁。

第十八条因工作需要或其他原因需要转移档案的，必须经厂长批准，按制度转移，并办理相关手续，做好记录。

第十九条:重要图纸和资料的复印和借阅必须经部门负责人批准并登记。

第二十条执行国家保密制度，自觉维护各类资料的安全，禁止涂改档案和资料，防止泄密和失密的发生。

第二十一条确保档案材料安全，防患于未然，做好防潮、防虫、防鼠等各种自然灾害的防御工作。

第六章其他

第二十二条本制度自下发之日起执行。