如何做好档案管理工作

01企业档案收集

档案是企业员工在日常工作中产生的。要归档保存文献资料，首先要收集有价值的内容。在具体实施中，我们需要建立和完善备案制度；明确档案的归档范围、归档时间和相应的保管期限。

对于传统的纸质档案，在明确规章制度后，档案管理人员需要采取措施积极收集、整理档案，并及时督促整理完成的档案上交回收，检查后再进行整理。对于使用文件管理系统的企业，可以指定文件管理专员直接从日常工作的第三方软件中转到文件管理系统，或者直接扫描上传到文件管理系统。

02企业档案归档

档案收集完成后，企业档案管理人员需要区分所有案件，确定归档单位。其次，档案按照来源、时间、主题、内容和字母顺序进行分类。分类文件被分组以防止它们出现在未决文件中。然后整理档案，将档案分别归入永久卷、长期卷、短期卷。卷内档案将正文、文稿、附件请求和答复等放在一起，编制档案目录和案卷目录，复印四五份。然后，要把档案整理出来。锉刀的厚度要合适。建议控制在1cm-2cm之间。如果材料太窄，应该添加汽车边缘。材料要折叠整齐；难以表明身份的，应附复印件。最后，确定保管期限，编制文件目录，按一定顺序整理存放。

上面所描述的是传统的归档和整理文件的方式。对于使用档案管理系统的企业来说，可以直接在系统内置一个档案管理框架，企业档案可以单个或者批量上传到系统中，挂钩条目，编辑属性就好了。

03企业档案的保管

对于传统的纸质档案和实物档案，公司需要设立专门的场所或专门的档案库来保管档案，同时要做好档案室的防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防眩光等工作。如果档案管理系统上线，可以在物理档案室部署各种温湿度传感器，将实时数据传回平台，实现对档案环境的及时有效调控。

该档案管理系统可以安全保管和使用企业的电子档案，同时减轻实体仓库的库存压力。

企业档案鉴定

不是所有的资料都需要保存，值得保存。只有那些对国家、社会和企业有保存价值的文件和资料才有保存的必要。经过鉴定，需要根据行业和公司的相关规定确定档案的保管期限(永久、长期或短期)。相关规范制定后，档案人员可以根据规范确定，不清楚的也可以咨询档案管理专业人员确定。

在档案管理系统中，通过提交流程申请，综合相关部门和专业人士的意见，可以对有争议的档案进行系统评估。

05企业档案的销毁

对于失效的档案，档案员需要认真鉴别，编制销毁清单，办理销毁手续，经企业董事会或总经理批准后方可销毁。销毁时，需要两人以上监督出售。

在企业文件管理系统中，提供灵活的文件保存期限设置。档案管理员可以在系统上轻松查看档案保存期限，直接在线提交申请后即可销毁，销毁申请和文件都有记录。

企业档案的借阅与利用

企业档案涉及企业机密文件，在日常借阅利用过程中要做好规范管理和保密工作。无论实物档案还是电子档案，任何人使用档案都需要填写查阅清单，并根据查阅权限和密级档案，经各方领导签字批准后才能查阅。

如果是实物档案，要保证档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、切割、摘抄、拆解、损毁。向外单位借阅档案时，应持有持有单位的介绍信，经总经理批准后方可借阅，不得带离档案室。复制的内容也必须经总经理批准，审核后才能取出。如果借阅电子档案，系统的保密性很好，也为档案的流通提供了很大的便利。你只需要按照系统里的规范操作就可以了。

汇博通可以为企业提供“线上+线下”和“实体+电子”的全流程、智能化的档案管理服务。企业档案管理不仅需要专业的档案管理人员，更需要专业的档案管理工具。汇博通用档案管理软件应用于服务，帮助企业积累知识，加速成长。