公证档案管理办法及其实施细则
第一条为加强公证档案的规范管理和科学利用，根据《中华人民共和国公证法》、司法部、国家档案局制定的《公证文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》和《北京市实施办法》，结合北京市公证工作实际，制定本办法。
第二条本办法适用于北京市公证机构的公证档案管理。
第三条本办法所称公证档案，是指公证机构从事公证业务活动直接形成的文字、图表、声像、物品等各种形式的历史记录。
第四条公证机构应当执行国家档案保密法规和制度，接受同级和上级司法行政机关、档案行政管理机关和公证协会的指导和监督。司法行政机关应当定期对公证机构的档案管理情况进行检查，并将检查情况纳入公证机构年度考核范围。
第五条公证机构应当从制度和经费上保障公证档案工作的顺利开展，配备专职或者兼职档案管理人员。
第六条公证档案管理人员的职责是:
(一)收集、整理、保管、统计本所档案，接收、移交、登记档案，开展档案利用工作；
(二)指导、监督、检查公证员归档公证文书和材料；
(三)进行档案鉴定；
(四)接受司法行政机关和档案行政管理部门的业务指导和监督，定期报告档案工作；
(五)收集与公证档案业务有关的信息；
(六)完成职责范围内的其他工作和领导交办的其他任务。[1]
第二章备案和备案
第七条公证机构办理公证应当填写公证登记簿，建立分类登记制度。
登记事项包括:公证书编号、公证书类别、当事人姓名(名称)、代理人(代表)姓名、受理日期、承办人、批准人(签发人)、结案方式、结案日期等。
公证登记簿应当每年归档，并永久保存。
第八条公证机构出具公证书后，公证承办人员应当在三个月内负责公证文书及相关材料的收集、整理、立卷和归档。
公证处其他工作人员协助备案的，应当由公证员审查并签名或者盖章。
第九条公证案卷的顺序是:
1.文件封面；
2.卷内的内容；
3.公证书的文本；
4.为出版公证书签；
5.公证书的翻译；
6.公证申请表；
7.当事人的身份证明；
8.当事人提供的相关证明材料；
9.当事人申请认证的遗嘱、合同、委托书等原始文件和资料；
10.中标通知书和通知；
11.接收当事人的询问记录；
12.公证处审查调查获得的证明材料；
13.其他相关材料；
14.公证员承办公证申请表；
15.寄回的公证书；
16.公证费收据或减免费用申请书及领导审批意见；
17.准备形式；
18.附件袋(证据袋)；
19.卷底。
第十条公证机构作出不予办理公证或者终止公证的决定后，承办公证员应当在三个月内负责收集、整理、立卷、归档有关材料。
案卷应当按照公证活动的时间顺序排列。公证员对公证终止原因的记载，或者当事人申请撤回的书面材料，排在所有文件材料之后。
第十一条任何人无正当理由不得将公证档案的有关材料据为己有或者到期拒绝归档。
第十二条案卷封面可以打印或书写，卷内内容应按卷内文件材料的排列顺序逐项填写清楚。
第十三条公证审查、公证协会投诉处理，以及涉及公证的民事诉讼结果等。应该记录在备考中。
公证质量检查的情况也可以记录在参考表中。
第十四条案卷卷内应当编有序号，卷内材料应当用阿拉伯数字逐页编号。如果卷内材料两面都有文字，应在正面右上角和背面左上角做页码。
第十五条案卷装订前应进一步整理，破损的材料应修补或复印，复印件应放在原件后面。档案中内容相同的文件材料一般只保留一份，消除重复文件材料，但有领导批示的除外。
第十六条备案材料使用A4标准办公用纸，只能用碳素墨水和蓝黑色墨水书写。
第十七条材料装订部分过窄或有字迹的，应粘贴纸衬，粘贴处应加盖骑缝章。纸面过大的材料要根据文件大小折叠整齐。字迹不清的材料，应附复印件。需要贴的信封要打开平放，邮票不要拆。应清除材料上的所有金属物体。
第十八条随卷归档的录音带、录像带、光盘等声像档案，应当在每卷录音带、光盘等存储介质上注明当事人的姓名、内容、公证书编号、公证文件的档案号、记录人和记录时间，并逐一登记归档。可以附在卷筒上的东西应包装在附件袋中。
第十九条对于不能附卷归档的原始证据或者物证，应当制作证据目录，并在备考中附卷物证照片和有关物证的名称、数量、重量、规格、特征、存放地点、质量检验证明等文字说明。
第二十条档案活结必须加盖公证员档案印章，印章加盖后，在缝合线上加盖档案员印章和公证员档案管理专用章。
第二十一条报送备案的档案必须材料齐全、内容完整、顺序正确、规格统一、装订符合要求。
第二十二条档案管理人员应当对移交的档案进行严格检查，不符合有关规定要求的，将退回档案员进行整理。
第二十三条公证档案按国内民事、国内经济、涉台、涉港澳、涉外民事、涉外经济和事务性公证文书分别保存。涉及国家秘密和个人隐私的公证事项，应当列为秘密卷，并加盖秘密卷印章。
第二十四条公证档案应当从左至右排列，同一种类、同一保管期限的档案应当按顺序号排列在柜内。每个文件柜应标明文件类别和柜号，以备将来参考。
第二十五条公证机构应当对公证档案实行电子化管理。归档前，应扫描并备份文件。
第二十六条电子数据文件应以两种方式保存。涉密档案的电子文件应当按照国家保密规定单独归档。
第二十七条档案袋等档案管理项目由北京市公证协会统一格式和标准，全市公证机构参照印制和使用。[1]
第三章档案保存
第二十八条档案馆必须有独立的专用房间，安全牢固。公证机构应当按照档案管理的有关规定采取有效的保护措施，并逐步采用先进的技术设施。要做好防火、防盗、防高温、防潮、防鼠、防虫、防污染、防磁化、防震、防雷等工作，切实保障档案安全。
第二十九条库房应当有足够的符合要求的档案，档案不得随意堆放；仓库应保持整洁，并注意空气流通。
第三十条档案馆应当保持适宜的温度和湿度，即温度为65438±04℃—24℃，相对湿度为45—60%。备用温湿度计，有测量记录，对不合适的温湿度应采取措施进行调整。
第三十一条录音带、录像带、光盘等声像档案，应当单独保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。
第三十二条电子文件载体档案应当按照专业技术标准保管，并在具有磁性、避光的空间内独立存放。保鲜设备和技术应及时更新，与科技手段的发展相一致。
第三十三条非管理人员不得进入档案馆，钥匙由管理人员妥善保管，不得给他人使用。
第三十四条档案管理人员应当定期对保管的档案进行检查和清点，做好检查记录，发现问题及时报告，并采取措施进行处理。
第三十五条档案工作人员移交工作，应当在离职前完成档案移交、交接手续。[1]
第四章档案的借调和查阅
第三十六条公证机构应当制定借阅公证档案制度，借阅档案必须按照规定办理批准、登记手续，并及时归还。借阅者必须严格遵守保密制度，不得违反规定向任何人提供档案或扩大使用范围，不得向他人泄露档案内容。
第三十七条。经批准查阅的公证文件，可以摘录或者复制查阅的内容。所有摘抄或复制的材料必须经相关工作人员核实后，方可盖章确认。
第三十八条本单位公证员因工作需要，履行借阅登记手续后，可以借阅一般公证档案。借阅非本人承办的密卷、档案，必须经公证处负责人批准。
第三十九条公证机构出具公函并履行借阅、登记办证手续后，可以查阅一般公证档案。查阅密卷档案，除出具公函、履行借阅登记手续外，还必须经保管档案的公证机构负责人批准。
第四十条人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，经公证处负责人批准，应当出具正式搜查函并办理检查手续。因特殊情况需要出借的，由公证处报同级司法行政机关批准。借出时要说清楚一点，办理正式收据，限期归还。
除人民法院、人民检察院和有关国家机关外，其他单位和个人一般不得借阅和查阅公证档案。因特殊情况需要咨询的，由公证处报同级司法行政机关批准。
第四十一条公证当事人要求查阅有关公证档案的，应当向公证机构提交身份证明和户口簿。经公证机构负责人批准，可以查阅本人向公证机构提交的证明材料和公证机构记录的与当事人的谈话笔录。
律师因诉讼代理需要申请查阅公证档案的，应当向公证机构提交本人身份证明、律师执业证书、律师事务所检索证明和当事人同意律师查阅公证档案的声明。经公证机构负责人批准，可以查阅当事人向公证机构提交的证明材料和公证机构记录的与当事人的谈话笔录。
第四十二条借阅人归还档案时，发现档案被拆除、文件资料缺失、涂改、增删、污损等情况，档案管理员应及时向公证处负责人报告，并追查责任人。[1]
第五章储存期限
第四十三条公证业务档案实行永久、长期和短期保管。
第四十四条所有需要长期查阅和利用的公证业务档案，均列为永久保存。
凡需要长期查阅、使用并作为证据保存的公证业务档案，均列为长期保管，保管期限为60年。
凡是在一般时间内需要查阅使用并作为证据保存的公证业务档案，都列为短期保管，保管期限为20年。
第四十五条具体公证业务档案保管期限的确定，由公证员提出意见，经公证处负责人同意后归档。
第四十六条公证档案的保管期限自公证结束的次年起计算。
第四十七条公证档案目录登记簿、入档登记簿、出档登记簿、档案销毁登记簿、档案销毁文书和档案检索卡列为永久保管。[1]
第六章销毁和转移
第四十八条公证机构应当定期对保存期限已过的公证档案的保存价值进行鉴定。鉴定工作由公证处负责人、档案管理人员和公证员组成，对档案进行审查，提出处理意见。
第四十九条经鉴定，对于仍有保存价值的档案，应当通过提高保管期限等级来延长保管期限。无保存价值的档案，经同级司法行政机关和档案管理机关批准后，登记销毁。
第五十条为防止丢失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清单上签字。
销毁报告和销毁清单应归档永久保存。
第五十一条公证机构设立变更时，公证档案应当按照下列方式清理和处理:
(一)被撤销的公证员的档案，由同级或上级司法行政机关移交当地档案馆或委托档案馆保管；
(二)公证机构分设若干公证机构的，公证档案由一个公证机构管理或者移交同级地方档案馆；
(三)几个公证机构合并为一个的，各公证机构的档案分别向合并后的公证机构或者同级地方档案馆移交；
(四)公证机构撤销或者合并时，未办结的公证事项可以移交给新的公证机构继续办理，并作为新的公证机构的档案保存。[1]
第七章附则
第五十二条本办法未尽事宜，按照《中华人民共和国档案法》、司法部、国家档案局制定的《公证文书归档办法》和《公证档案管理办法》执行。
第五十三条本办法由北京市司法局负责解释。
第五十四条本办法自2065年4月6日起施行，有效期至2065年4月9日。