如何做好档案工作
一、档案的重要性档案工作是记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。京沪办档案储存了从建设期到运营期的文件、科技、会计、照片、声像等档案，为京沪未来发展和领导决策提供了依据。档案工作者应该认识到当前档案工作的重要性，有效地收集、管理和利用档案工作，为保持北京和上海的真实历史风貌和未来发展做出新的更大的贡献。二、档案的收集为了保证档案材料的完整和及时有效地提供，这就要求我们做好档案材料的收集工作。档案的完整收集需要各部门(单位)的密切配合和支持。各科室(单位)应指定一名档案员负责本科室文件资料的收集。一方面，要根据档案管理规定，特别注意上级通信的流转和归档，定期检查文件材料，确保材料完整；另一方面，要做好本单位活动形成的文件材料的收集工作，确保文件材料的作用得到充分发挥。档案工作者不仅要做好档案的收集工作，还要统一收发。所有通信文件应由档案员统一拆封、登记和管理，以防止文件和资料的丢失。除了领导的重视和各部门的配合，更重要的是档案工作者要主动作为，做好档案收集工作。
科学规范的档案管理只有与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理的新局面。很多人在认识上存在一个误区，认为档案管理可有可无，对其重要性认识不足。事实上，档案管理对中国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。做好档案管理工作，必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴档案管理的优秀研究成果，不断适应档案管理的新形势，逐步完善档案管理，培养档案管理人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理人员的积极性。使档案管理工作走上科学化、规范化、法制化的道路。
一、做好档案管理工作的意义
为什么要做好档案管理？这个问题是摆在每个档案管理人员面前必须解决的。本文认为:
做好档案管理是企业健康发展的需要。档案管理是企业管理的一部分，是提高企业工作质量和效率的必要条件，是保持历史真实面貌的重要工作。科学规范的管理档案是衡量一个企业业绩和管理水平的重要尺度。企业档案记录了本企业发展历史上的突出成就，为研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。档案管理做得好，一方面为高层管理者及时了解企业整体经营情况提供准确依据，及时调整经营策略，为经营决策提供支持依据；另一方面，有利于社会各界准确认定企业经营成果，为企业与相关方的有益合作打下坚实基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断更新档案管理理念，勇于探索和尝试新的档案管理方式，全面真实地反映企业的整体发展和经营成果。档案管理成果与企业管理的有机结合，决定了企业资源配置的定位和方式，决定了企业的业务布局和未来发展，对实现企业的经营战略和不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作，对于促进经济社会的全面发展，不断增强企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。
二是档案管理边缘化的风险
随着计算机技术的飞速发展，文件管理的重要性被进一步削弱。很多人对档案管理的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理可有可无。此外，一些企业的档案管理人员本身对档案管理的重视程度不高，在档案管理方面缺乏高度的责任感、良好的职业道德、细致的工作态度和奉献精神，没有积累扎实的档案管理理论知识和科技知识，不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和现实意义。工作中存在失位现象，责任心不强，对档案管理的重要性宣传不够，档案管理无用论在本部门蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心和重视档案管理的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。因此，档案管理在新旧管理方式更替的历史进程中遇到了新的障碍，在整个企业发展过程中面临边缘化的危险。
三、坚持依法办事是做好档案管理工作的必由之路。
3.1以法律为依据，做好建章立制工作。
法制化是做好档案管理工作的基础。做好档案管理工作，必须以依法治档为基础，实现档案管理的制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化，决定了档案管理方式要不断改革。只有与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理的新局面。因此，不断变化的形势对档案工作者在业务知识、科学知识、管理操作能力等方面提出了新的更高的要求。档案事业的发展必须坚持依法治档之路。档案管理只有制度化，才能发挥应有的作用。为了加强档案的管理、收集和整理，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生。经过20多年的发展，它为我国档案管理的健康发展奠定了坚实的基础。但新形势对档案管理提出了更高的要求，要求各地充分利用地方立法权限，建立一套具有地方特色的档案法规，使档案管理与时俱进，有法可依。在此基础上，各部门要建立健全档案管理的规章制度，做到各项制度有人管、各项制度有效。只有这样，档案管理才能因地制宜，灵活有效。
3.2实现档案管理与现代技术的有机结合。
随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战。本文认为，只有正视这一挑战，实现档案管理与现代技术的有机结合，档案管理才能走上良性发展的轨道。档案管理是一项专业性很强的工作，要求档案管理人员不仅要有档案管理人员应有的服务意识，还要掌握现代化的管理技能。档案富含指示和信息，成为丰富的信息资源。然而，档案的整理是繁琐、重复和劳动密集型的。利用计算机等现代化手段整理档案，可以事半功倍。在高科技的情况下，档案管理可以按档案形成的先后顺序打印，既减少了档案归档中人为因素的影响，又充分发挥了计算机的管理优势，减少了人工操作，提高了工作效率。在档案管理中，要注意档案信息的组织和系统化，然后在输入搜索词时点击搜索范围。检索到的文件与事件密切相关，准确无误，不浪费时间。只有这样，丰富的图书馆资源才能得到充分利用。但现代科技的一大弊端是，计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了确保安全，有必要制定严格电子文件安全管理制度，完善电子文件流通跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，根据信息安全、人员职责、设备管理等因素合理划分电子文件管理系统的操作权限，精心设计工作模式和软件功能。同时结合电子签名、密码管理、活体指纹识别等新技术，提高身份识别的准确性。其中，最常用的密码方式要严格管理。建立一个自动启动的电子文件操作日志，用于将来的安全检查或真实性鉴定。
3.3档案管理的根本目的在于档案的利用。
档案的合理有效利用是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理的根本目的是充分发挥档案的作用，为建设小康社会的目标服务。档案的利用是实现档案价值的直接手段，档案的开发利用是档案管理价值的重要体现，档案已成为全社会不可或缺的重要信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。加强档案基础管理十分必要。档案工作者不仅要在档案的收集、整理、鉴定和保管方面下功夫，而且要以档案的编目、检索和编研为重点，编制更适合的检索工具，建立健全检索系统和档案及其他参考资料的编研，及时、系统、完整地提供，以满足档案利用的需要。在此基础上，加强档案保管，随时为用户提供急需的档案。重要和珍贵的文件应提供缩微或复制副本，以取代原始文件使用。同时，加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案的破坏。在管好档案的基础上，档案管理还应适应社会需求的变化，寻求更加有效的新的服务方式，以提高档案利用的质量和水平，变“死”档案为“活”档案，充分发挥档案的作用，在创造社会效益的同时促进档案事业的发展。因此，只有做好档案管理工作，才能为社会的全面进步和经济的又好又快发展提供优质高效的档案服务。
综上所述，科学规范的档案管理只能适应新形势的需要，开创档案管理的新局面。科学规范的档案管理可以不断提高一个企业的管理水平，做好档案的开发利用工作，不仅实现档案管理的自身价值，也为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇与挑战并存，机遇大于挑战。只要我们抓住机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国独特的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，就一定能实现档案管理的规范化、科学化和法制化。
档案工作创新需要解决的主要问题
首先要在观念上有所创新。任何工作上的飞跃和创新，都必须以一个全新的、创造性的理念为先导。我们要充分认识到，创新是档案工作发展的动力，创新是档案工作的应有之义。档案工作的建立、发展和壮大离不开创新。然而，在现实工作中，创新档案工作面临着许多思想障碍和刻板印象。有的片面强调原则，习惯按既定规则办事。思想吃亏，工作胆怯，改革怕麻烦，创新怕冒险；有的片面强调继承，缺乏辩证的观点，盲目照搬过去的经验和做法，不加消化。这些，本质上都是思维僵化、观念陈旧的表现，导致工作中墨守成规，按部就班，想不出新点子，迈不出步子。最终人心惶惶，天下事，落后于形势，打不开局面。
其次，要创新宏观管理。宏观管理包括档案工作的方针、政策、法律、法规和发展方向，档案工作的宏观决策和人员素质的培养。宏观管理创新，一是由近及远的创新，即在未来发展需要的基础上设定短期发展目标。二是实现从小到大的创新，即摆脱档案工作纯粹是档案部门业务的误区，把档案工作定位在全社会各项事业的必要基础上。三是由浅入深的创新，即档案不仅要保管好，还要利用好。以档案开发利用工作为重点，全方位做好面向社会的深度服务。四是由低到高的创新，重点是现代化管理水平高，档案人员素质好。五是实现从单一到全方位的创新，即改变过去单纯面向事业单位的现象，逐步服务于全社会。改变过去主要管理和利用文献档案的现象，逐步实现各种信息资源的保存、开发和利用，特别是加强科技档案、专业档案和特色档案的收集、保存和开发利用。
第三，要创新微观管理。微观管理主要包括一个单位或一个方面的档案管理。档案的微观管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管和开发利用。基础工作是为工作的运用创造物质基础和工作条件，工作的运用是直接为社会服务。即服务于机关工作、生产建设工作、科技工作、各项社会事业和人民群众，这是我们档案工作的根本目的和宗旨。
第四，要创新服务理念。档案工作服务是档案工作生存和发展的基本要素。就档案服务而言，一是要真正树立市场经济尤其是知识经济的意识。要采取积极有效的措施扩大宣传，扩大档案工作的知名度，让更多的人了解档案，进而让更多的人利用档案。二是充分认识档案的利用价值。不断丰富馆藏，特别是加强科技档案、专业档案和特色档案的收集，提供给用户，为现实服务。三是重视和加强对用户的研究。既研究当前用户，又研究潜在用户，既研究用户的当前需求，又研究用户的潜在需求，以最大限度地消除用户利用档案的障碍，以用户的需求和潜在需求加强档案服务的创新。
五要创新服务内容和范围。随着档案工作的发展，档案服务的范围和内容不断扩大，从编纂史籍到历史研究，从证明年代和身份到办理经济合同，作用越来越大，适用范围越来越广。在档案服务的范围和内容上，尤其需要增强和提高档案服务的主动性、针对性和时效性。第一，围绕党和政府的中心工作，面向各级。
领导决策服务，为改革开放和现代化建设服务，为广大人民群众服务的要求，结合征集的内容积极进行深层次加工，主动服务于社会各方面。二是结合党和政府的中心工作，为有关部门和社会各界提供有针对性的文献信息服务。第三，依托现代化设备和手段，充分挖掘档案信息资源，提高服务的时效性。。
六是创新服务机制。只有不断创新档案工作服务机制，档案工作才能充满活力，档案部门的服务水平才能随着形势任务的变化发展而不断提高。当前，档案服务机制的创新和改革应着眼于领导决策，为经济建设和各部门工作服务，为各行各业和人民群众服务。主要方面是开展对现有可公开文件的利用，主要途径是加强社会基层组织建设。通过服务机制的不断创新和改革，档案工作的服务实现了从被动到主动、从单一服务到全方位服务、从一般服务到深层次服务的转变。凡是经济建设和社会事业真正发展起来的地方，档案工作都要为经济社会的全面发展和进步服务，做出应有的贡献。随着高新技术的广泛应用，档案的保存条件逐步改善，利用范围越来越广。我们的服务方式也要随着形势的变化不断创新。到社会上宣传档案意识和档案工作，变“看摊、等客上门”等被动服务为“请客上门”等主动服务。办出特色，注重实效，使档案服务真正走进社会，走近群众。
三、创新档案工作的主要措施
创新档案工作是应对时代变化、开创档案工作新局面的必由之路和必然选择。* *市档案工作要实现创新，我个人认为应该做好以下几项工作:
(一)注重调查研究，创新工作思路。
调查研究是求实之本，成事之道，是档案部门领导应具备的基本功。创新档案工作，要大力开展调查研究，研究思路，研究对策，研究成果。通过调查开阔视野，掌握事实，通过调查形成科学认识，在实践中大胆试验，形成创新成果，达到加强和促进档案工作发展的目的。
(二)把握规范，创新工作机制。
创新档案工作，必须有健全完善的工作机制和工作保障。创新工作机制，就是要克服和防止工作的随意性和盲目性，加强法规制度建设，确保有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。推进档案工作制度化、程序化、规范化。要形成系统完整的工作程序来指导和规范档案工作，完善岗位责任制，严守岗位纪律，真正形成一套职责明确、程序严谨、执行有力、运转灵活的工作机制，为档案工作各项任务的顺利完成提供坚实保障。
(三)抓服务，创新服务意识。
增强服务意识，档案工作才会有市场，收藏工作要从“等待收藏”向“主动收藏”转变，比如“一案一案”形成制度，同时要从基层档案做起，变一家的积极性为千家万户的积极性。整理工作要由过去的“先收集”转变为“边收集边整理”，把重点放在基层档案上，使归档工作从源头抓起。接入利用工作要变过去的“等客户上门”为“主动送信息上门”。开发利用工作要从过去档案部门利用收集到的档案材料搞编纂研究，转变为组织社会力量搞协作战，转变为开发利用社会档案资源，转变为利用网上信息，转变为研究市场经济新课题，从闭门服务转变为开门服务、上门服务、网上服务，从根本上提高档案信息的利用效率。
(四)把握特点，创新馆(室)档案结构。
客观来说，各部门、各单位的工作和业务差别很大，形成的档案各有特点。应该可以建立一个独特的文件结构系统。就目前情况看，要丰富档案内容，应加强专门档案、专业档案和“声像档案”、“电子档案”等不同载体的档案建设。档案部门的业务指导必须分类进行。根据不同层次、不同行业的特点，突出不同的侧重点，形成与各自工作特点相对应的档案结构体系。
(五)抓团队建设，知识技能创新。
档案工作作为信息产业的组成部分，迫切需要高素质的人才。就目前情况来看，档案部门在引进人才方面并不强。还必须走“自我提高、自我发展”的道路，通过各种培训和讨论活动，采取“请进来”和“走出去”的方法，开阔视野，更新知识，提高技能，尽快培养一支高素质的档案干部队伍，以适应新形势的需要。
(六)抓典型，在整体工作中有所创新。
通过树立各方面的榜样，促进档案工作的全面发展，推动整体工作更上一层楼。要全面树立各条战线、各层次的典型，采取支持、帮助、引导的方式，总结典型经验，不断培育新的典型，及时解决典型中存在的问题和困难，努力建设档案工作先进集体，以典型带动整体工作。