人事档案整理步骤

人事档案是我国人事管理制度的重要特征，是个人身份、学历、资历等方面的证据。以下是我整理人事档案的步骤的相关内容，仅供大家参考，希望对你有所帮助！

第一步:分类

根据《干部档案工作条例》，干部人事档案材料应按其内容特点分为十类。第一类:简历材料。这一类主要包括主要反映干部自身自然情况、经历、家庭、社会关系等基本情况的材料。请注意，中央和地方各级党委委员(候补委员)、全国人大常委会委员和CPPCC委员的简历被归入第一类。

第二类:自传材料；个人事项报告材料。自传材料包括自传和自传体材料。自传是对个人家庭背景、生活经历和主要社会关系的记述。自传材料的分类应该以内容和目的为依据，而不仅仅是以名称为依据。比如以自传为主的简历或简历表格，也应归入第二类。

第三类:检查、评估、鉴定材料；审计材料。这一类主要包括组织人事部门在干部人事管理中通过各种渠道对干部德、能、勤、廉进行考察评价的材料。归入这一类的材料，必须是经过组织研究批准正式形成的，手续完备，能够正确地、历史地反映干部的实际情况，具有参考价值的鉴定、考察、考核材料。注意，根据工作使用的实际需要，“干部任免审批表及其相应的考察材料或实绩材料属于第九类”。

第四类:学历学位材料；专业(岗位)资格材料；评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科学研究学术水平的材料；培训材料。这一类主要包括记录和反映干部学习、技能和科研水平的各种材料。注意，以前学生登记表属于第一类，学习(培训)鉴定表和学习(培训)考核表属于第三类，这次修订统一调整为第四类。

第五类:政审材料；变更或者认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、工作时间等材料。这一类主要包括干部审查材料和干部基本情况形成材料。注意，过去更改或认定姓名的材料属于第一类，这次调整为第五类；“三岁历”鉴定材料统一规定在第五类。

第六类:党团组织建设中形成的材料。这一类主要包括干部参加党团组织的相关材料。注意，这一类包括民主党派的党员材料。

第七类:表彰奖励物资。这一类主要包括奖励或表彰干部的材料。注意，有些享受政府特殊津贴的物资属于第四、七、九类，这个统一规定属于第七类。

第八类:与法律和纪律有关的材料。问责材料、处罚材料、上级决定终止处罚材料、检察院不起诉决定、法院裁定和公安机关相关行政决定。

第九类:招聘和雇用材料；任免、调动、授予、安置退役士兵(复员)和退休(离职)材料；辞职、辞退和罢免材料；工资待遇材料；出国(境)材料；党代会、人民代表大会、CPPCC会议、人民团体和群众组织代表；民主党派代表会议形成的材料。注意，公务员报名表和参照公务员法的行政机关(单位)工作人员报名表，应该属于第九类。

第十类:健康检查和工伤事故处理材料；丧葬材料；报送和审核干部人事档案工作材料；其他材料。第十类包括反映严重慢性病和身体残疾的就业体检表格；工伤和伤残诊断，以及确定伤残等级的相关材料；生命、非正常死亡调查报告等。干部档案报送表、干部档案相关信息说明等文件。也属于这一类。

档案材料的分类有两种解释:(1)第四类和第九类材料的第二种分类。第四、九类材料内容复杂，数量众多，都处于动态变化中，由低到高，由少到多。为了便于添加资料和便于查找，有必要采用第二种分类，即根据内容的不同，将这两种中的资料分为四类，具体为:

第四类材料的二级分类分为:

1，学历学位材料；

2、职业(岗位)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；

3、反映学术水平的科研材料；

4.培训资料等。

第九类物质的二级分类分为:

1，工资材料；

2.任免材料；

3.出国材料；

4、出席会议的代表登记表等材料。

今后报送的新任市管干部档案必须归入第四类和第九类。

(B)交叉材料的分类

1.以自传为主的简历或简历形式属于第二类。

2、学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表属于第四类。

3、享受政府特殊津贴的材料属于第七类。

4、干部任免审批表及相应的考察材料或业绩材料属于第九类。

5、中央和地方党委委员(候补委员)简历，全国人大常委会委员、CPPCC委员简历属于第一类。

第二步，排序。

整理是指将每一类的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系进行排列，并通过书写类目号、顺序号、页码等方式固定下来。

具体方法如下:第一、二、三、四、七、九、十类材料按材料形成的时间排序。

对第四类和第九类材料进行排序时，采用第二类分类后，在每个小类中按时间排序。

2、根据材料的内容和材料之间的内在联系，适用于第五、六、八类材料。

其中，第五、八类材料的顺序一般为:上级批复、结论或处罚决定、本人对结论或处罚决定的意见、调查报告、证明材料、本人的检讨或说明材料等。

第六种材料，申请入团要排在其他入团材料之前；入党申请书应排在其他入党材料之前，党员登记表可按时间顺序排列。每类档案材料整理后，要用铅笔在每份材料第一页的右上角写上类别号和序号，在右下角逐页写上页码。编页码的方法是，每一页有图文视为一页，有封面的材料从封面编起。空白纸和裱背纸不算页数；复印件和原件应视为一份材料，页数统一编制。

第三步是编目。

一是将“分类号”改为“序号”；

二是将“材料制作时间”改为“材料成型时间”；

三是删除“份数”一栏。

编目的具体要求是:

1.档案材料应按排列顺序逐一编目，做到内容清晰准确。书写目录应当整洁、准确、清晰、美观，使用规范的书写材料。圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸都不宜用于书写。文件目录不能粘贴和更改。

2.在每个类别前，应标明材料类别号和类别名称。

3、“序号”填写材料的类别号和顺序号。序号栏的标准填写方法为:材料类别号为汉字“1”至“10”，二级分类的类别号为(1)至(4)，序号为阿拉伯数字。

4、"材料名称"根据材料标题填写。如果没有标题或标题不规范，应另拟标题。材料标题过长，可适当简化。原材料题目与实际内容不符的，应当重新拟定题目。拟定或简化题目，必须准确反映材料的主要内容或性质。

5.在“材料形成时间”中填写材料签署的时间。有多次的材料，一般以最后一次为准。复制的档案材料，应当采用原件的形成时间。尽可能详细、规范地填写时间。如果有具体日期，必须填写完整。

6.“页数”填充材料的页数。按照编好的页数如实填写。

7.在“备注”中填入需要解释的信息。归档材料因内容相关而合并为一份材料的，应在备注栏中简要说明，如《干部任免审批表》附考察材料、复印件等。

8、每种目录后必须留出适当的空间，供补充档案材料使用。

尤其是第三、四、九类，不能在同一页上填写其他类别材料的条目。不要求大类留四行，小类留三行。

第四步:技术处理

技术处理对纸张破损、格式不规范或字迹不符合归档要求的档案材料，应进行技术处理。

1.纸张破损或字迹材料不合格的档案，应采用复印、扫描、照相等方式复印。复印件要贴在原件上，与原件连成一体。

2、开本过大的文件材料应折叠或裁切。折叠后的档案材料应保持平整，文字和照片不得损坏，以方便阅读。切割时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。要注意以保护档案原貌、简化整理为目的，不要过度删减档案材料。

3.版式过小的材料要装裱，装订边过窄或装订线中有字符的材料要包边。档案材料一般要有2厘米的装订边，不够的话要包边。有些资料太小，无法装订，要在资料底部垫一层质量较好的纸。

4.档案材料上的订书钉、回形针、别针和其他金属装订物应被清除。

5.档案材料应当独立，禁止以缝贴的形式将多种材料粘在一起。

第五步:绑定

档案目录放在卷首，后面是干部岗位变动登记表，卷内材料顺序与目录一致。档案材料应左右对齐，左边打孔装订，做到牢固、整洁、美观，不掉页、不翻页、不压字、不损坏文件，便于阅读。反对刻意追求“四面”。干部人事档案太厚的，要装订成两卷。装订成册时，必须确保同一册中的材料种类相同。干部档案的文件夹材料应符合档案保护的要求，报送市级干部档案时必须使用指定的文件夹。文件夹背面要贴一个侧标签，用来写干部的姓名、籍贯、档案号；书写姓名时不得使用同音字或者不规范的简化字。

档案管理的方法和技巧

(1)要求提高企业全体员工的档案意识和档案业务知识，坚持依法管理档案，确保集中统一管理。

“集中统一管理”就是统一领导、统一组织、统一制度、统一监督和指导。为提高档案人员和兼职重点案件的专业水平，今年6月下旬，我们特别邀请专业老师为十名部门、公司兼职档案人员举办了为期七天的档案管理培训。这次培训的特点是理论与实践相结合。培训内容是对兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解。教学内容为:文件、科技、会计档案等基础知识。培训时要求每个兼职档案员带上未装订的资料，面对面手把手指导，如何装订、分类、整理、编号、编目、装盒等步骤。此次培训取得了明显成效，为该单位档案管理达到国家2A标准奠定了良好基础。

(2)要求无纸化办公，每个岗位形成电子文档。

这就要求每个员工都要了解一套文件处理和归档的流程，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各个管理岗位的各种文件材料的形成、积累和归档的职责。档案的广泛利用主要表现在计算机在企业内部联网后，档案信息资源在企业各部门之间共享。档案部门要发挥信息中心的作用，通过新的管理制度和方法解决信息利用和保密问题。

(3)档案工作不仅是本单位的重要基础工作之一，也是国家档案的重要组成部分。

为了规范档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用档案信息资源；提高整体管理水平，以便更好地服务于生产和发展。总之，企业档案工作要适应档案管理现代化的需要，档案工作者要不断学习新的技术和知识，勇于创新和探索，跟上企业发展的步伐。

(四)服务创新

在信息环境下，档案管理应在服务内容和服务方式上改变传统的档案服务利用方式。首先，要树立信息服务的理念。在深入广泛应用信息系统的过程中，逐渐形成了大量高质量的电子信息档案资源，越来越多的信息系统用户使信息服务工作面临越来越广泛、越来越多的服务需求。因此，相关人员应树立信息服务的理念。其次，还要强调主动服务，在调查了解用户潜在需求的基础上，有针对性地开发、利用和提供不同层次、不同内容的信息资源。第三，创新信息服务方式。

档案管理的方法和技巧

一是创新观念，使档案在服务中发挥经济效益。

(一)要管理好、利用好档案，首先要熟悉档案。

随着产业结构的逐步调整和优化，整体技术含量也在不断提高。各单位也按计划完成了计划经济下的工作任务，逐步走出去开拓市场，完成货币项目金额1亿多元，逐步从承担二级路面建设转变为参与强有力的市场竞争，承担一级路面建设。因此，档案工作者也要转变观念，才能接收和管理好这类科技档案，不要在办公室里等着。要主动向有关技术人员请教，深入施工一线，熟悉施工过程，了解技术档案的内涵和保存意义，使档案工作者对各类科技档案“心中有数”。

(2)树立档案是资产的观念。

在一个企业中，无论是科技、文件、声像、会计档案，都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是对企业发展过程的真实记录和客观评价。以产品为例，整个项目从设计、预算到完成，无不蕴含着几代领导和员工的智慧和心血，无不凝结在文字、数据、图纸、音视频等各种形式的文件载体上。档案是非常重要的资产，它不仅具有企业无形资产的属性，还具有排他性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产后，就会千方百计地管理好、保护好、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。

(3)必须确立档案是企业特有的信息和知识概念。

在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业的个人档案是独特的原始记录，如各种设计资料、预算、图纸、数据等。拥有该领域的档案就意味着拥有企业的技术秘密和独特知识。如果企业的档案材料没有收集好、整理好、保管好，很可能在当今的市场竞争和信息流通中给企业造成不可挽回的损失。只有管理好、利用好档案，才能在关键时刻产生良好的经济效益和社会效益。

二、制度创新，使档案工作适应现代企业的快速发展。

现代企业制度的基本特征是产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学。为适应现代企业制度，企业档案工作必须进行体制创新、机制创新和制度创新。

(一)制度创新的核心是精简。

无论哪个企业，精益化都是必然趋势，企业档案工作也要适应企业的需求，档案管理的工作方法也必须创新。其内容是拓展档案工作的外延和深化档案工作的内涵，将过去管理档案的档案室拓展为集档案、数据、情报、信息、统计于一体的“企业档案信息中心”。本项目的主要任务和职责是负责本单位各类档案和信息资料的收集、整理、保管和利用。比如公路路段可以通过计算机网络与分公司、部门联网，实现各种信息资源的联合开发和资源共享，真正形成集团信息联合体。这符合现代企业精益高效的原则，有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。

(2)机制创新的关键是高效率。

企业整合转型的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运转，创造最大的经济效益和社会效益。企业档案工作的管理机制也要随着企业管理机制的转变而创新，激活有机体，坚持没有创新就没有发展这一最基本的管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转变；提高工作效率，充分发挥人的聪明才智，使档案资源成为企业技术创新和技术改造的动力源之一。

(3)制度创新的实质是从企业实际出发，回顾多年的档案工作实践。领导支持固然重要，但具体的活动还要靠各项制度的规范和档案工作者的不懈努力。

目前看来，适用于各种属性和机制的文件管理系统还不够完善。一些重要档案分散在各个部门和分支机构，不够规范，降低了利用率。制度创新迫在眉睫。要制定更加细化的制度，不断创新单位档案管理制度，明确档案工作的年度方针和目标，明确兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动的方式方法，制定考核办法进行总结评价。职责明确，奖惩分明，这样才能调动档案人员的积极性。用制度规范档案管理。

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