如何制定档案管理制度

市声像档案管理办法

一、文件档案的归档制度

(1)一般原则

第一条为加强本公司文件的归档工作，根据邮电部颁发的《邮电文件归档管理办法》，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须每年归档一次，本单位内部机构在工作活动中形成的具有保存价值的各类文件材料应当按照本制度的规定单独归档。

第三条公文承办部门或承办单位应确保办理公文的系统完整性(公文上的附件一律不得提取)。结案后交由专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时，经办人员办理的文件、资料要交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(2)文件材料的收集和管理

第四条坚持文件材料的部门收集和管理制度。各部门应指定专(兼)职文书人员负责本部门的文件资料管理，并保持相对稳定。人事变动应及时通知档案室。

第五条我公司印发的所有公文(包括定稿和两份打印的原件及附件、批复要求和转发的文件，包括转发的原件)由办公室统一收集和管理。

第六条一项工作由多个部门办理的，工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归档。会议文件由会议组织者收集和归档。

1.公司员工外出学习、考察、调查研究，参加上级机关召开的会议等公务活动，财务部门必须将会议的主要文件、资料在档案室归档，签字批准后，方可给予差旅费。

2.公司开会时，会议承办单位会指定专人将会议材料和声像档案在档案室归档，档案室签字认可后，财务部门才会给会议费。

第七条各部门专(兼)职文书的职责:

1.了解本部门的工作和业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集和管理本部门的文件资料。

2.认真执行平时的归档制度，及时收集本部门承办的文件材料，每年3月前将归档的文件材料归档，并与档案室办理交接签字手续。

3.承办人借阅文件资料时，应积极提供和使用，做好服务工作，并办理临时借阅文件资料登记手续。

(三)备案范围

第八条重要会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、* *讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。

第九条上级机关下发的与公司有关的决定、决议、指示、命令、规定、规定、计划等文件。

第10条公司对外正式文件及与相关单位的往来函件。

第十一条公司上级部门的请示和批复。

第十二条公司主要职能活动的报告和总结。

第十三条公司各项工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表、简报。

第十四条信访工作材料。

第十五条公司与相关单位签订的合同、协议等文件。

第十六条公司干部任免文件和员工奖惩文件。

第十七条公司员工劳动、工资和福利的文件和资料。

第十八条公司的历史沿革、大事记、剪报、照片、录音、录像等。反映公司的重要活动。

(4)回归平时卷

第十九条各部门应建立健全平时试卷归还制度。经处理或批准的文件材料，应由专(兼)职文书人员集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围和年度工作任务，编制平时使用的文件材料的“档案类别”。“案卷类别”的术语必须简明准确，并有编号。

第二十一条文件承办人员应及时收集、整理经* * *成员处理或审定的文件材料，送本部门专(兼)职文件专业人员归档。

第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已按“案卷类别”条款分类成册的文件材料，放入平时保管文件的文件夹内，并在收发文件登记簿上注明。

(五)归档(文件质量要求)

第二十三条为统一归档规范，保证档案质量，归档工作由相关处室兼职档案员协调，档案室档案员负责对档案进行组卷、编目。

第二十四条案卷质量的总体要求是:遵循文书形成规律和特点，保持文书之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第二十五条文件材料的种类、份数和每份文件的页数应齐全。

第二十六条归档的文件材料中，每份文件的原件和附件、印本和定稿、请示和答复、转发的文件和原件、多种文字应当分别立卷，电文和电报应当合并为一个卷宗；绝密电文单独归档，少数普通电文如果与绝密电文关系密切，可以与绝密电文一起归档。

第二十七条不同年度的公文一般不允许一并归档，但跨年度的请示和答复在答复年度归档；没有回复的，放在请示年；跨年度规划放在备案的第一年；跨年度总结放在最后一年归档；跨年度会议文件应放在会议开幕当年，其他文件按有关规定归档。

第二十八条卷内文件材料应根据不同情况进行排列，不可分割的文件材料应按顺序排列在一起，即答复在前面，请求在后面；原来在前面，附件在后面；前面打印，后面定稿；其他文件材料应紧密联系，按其形成规律或特点进行系统整理。

第二十九条卷内文件材料应按无栏顺序，依次编制页码。装订成册的文件应打印在每页右上角，并附文字说明。

第三十条永久、长期和短期档案必须按规定格式逐一填写档案目录。整洁地填写单词。卷中的目录放在卷的开头。

第三十一条卷内文件材料的说明应逐项填写在参考表中。如果没什么好解释的，也要填写相关人员和检查人员的姓名和时期，以示负责。参考表应放在卷末。

第三十二条案卷封面应当按规定用毛笔或钢笔逐项书写，字迹应当工整、清晰。

第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式:

案卷装订。装订前，应清除卷内文件资料上的金属物，破损的文件资料应按照裱糊的技术要求进行装裱。如果字迹已扩散，应复印后与原件一起归档，案卷采用三孔一线封底活结的方法装订。

第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(包括卷内文件内容)、一份文件、一份封底(包括参考表)，按卷号顺序放入卷箱，保存在档案柜内。

第三十五条本制度自发布之日起实施。

二。声像档案管理办法

(1)一般原则

第一条为加强公司声像档案工作，特制定本办法。

第二条公司声像档案是指录音、录像、照片、影片等历史记录。由公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司具有保存价值的。

声像档案一般由录音磁带、录像带、录像带、影片(母片)和照片(包括底片)两部分组成。

第三条声像档案是我公司整体的组成部分，必须由档案室集中统一管理。

(B)声像档案数据收集

第四条征收范围

1.反映公司主要职能活动的工作成绩和存在问题的声像材料；

2.各级* * *及知名人士参加的与公司有关的重大活动的声像资料；

3.公司相关人员组织或参加的重要会议、采访、外事活动的声像资料。

4 .涉及公司和邮电系统权益的视听资料。

5.其他单位形成的与公司有关的重要视听资料。

6 .其他具有保存价值的视听资料。

第五条收集时间

1.声像档案资料应在其形成后一个月内与其他载体形式的档案同时在归档部门归档；如有特殊情况，备案时间可适当延长。

2.档案部门应随时收集具有特定保存价值的零散声像资料。

第6条收集要求

1.录音带、录像带、录像带、胶片、照片(包括底片)和文字说明应收集完整，按时归档，并建立归档控制措施。未按规定备案的，不予报销其组建费用，防止丢失；

2.特殊情况下接收原件和复印件；

3.视听资料的内容应当真实，底片、原件、影像、复印件应当一致。

第七条声像档案信息的收集。

1.档案部门有责任随时收集重要的视听资料；

2 .在收集音像资料时，凡涉及国家和国家邮电部门重大活动的，应向邮电部办公厅档案室报送目录。

第八条声像档案费用报销

公司各部门或个人按本办法第四条形成声像档案费用，按要求归档，经档案室签字认可，财务部门给予费用核销。(C)视听档案的整理

第九条声像档案的整理包括分类、组合、整理和编目，使之系统化，便于保管和利用。

第十条声像档案的整理由摄像师负责，档案部门协助。

第十一条分类和编号

1.照片文件按年代和问题分类。属于同一类别的照片按时间顺序编号，也填写其负数。整个家族的底片都编号了。格式:全宗-序号。

2.录音带、录像带和录像带根据年代问题分类，并根据内容编号。同一内容的几组条目应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每组依次编号。

3.请注意与其他载体文件相关的参考编号。格式为(文件形式)文件号/(文件形式)文件号。

第十二条保存期:保存期根据内容的重要性、时间、名称、可靠性和有效性确定。

第十三条书面说明的准备

1.文字描述的基本内容包括原因、时间、地点、人物、背景、作者(拍摄者)等。

2.编写说明的要求:

(1)准确揭示档案材料的内容，汇总其反映的全部信息，正确完整地标注项目；

(2)应写自然照片(或几张内容相近的照片)。录音带、录像带、录像带是根据案卷编写的。一组视听材料应与课文密切相关:

(3)文字简洁，语言流畅；

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条编制格式

1.照片汇编采用横排书写格式。其格式为照片/负数-文字描述-参考号-拍摄时间-拍摄者。

2.录音带、录像带、录像带的编制格式:在盒盖上贴一个标签页。按要求逐项填写。

第十五条案卷要求

1.将若干具有共同主题内容的视听资料组合成文件，集中编译。

2.卷内目录:

照片和底片应当以自然张数为单位填入卷内目录；

录音制品、录像带和录像带应装入盒内的目录中。

3.卷内参考表用于解释卷内视听资料的排列和变化。

第十六条编目

声像档案的著录按照GB3792.5-85《档案及著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条声像档案在保管前应当进行检查，对已经污损的应当进行必要的技术处理。

第十八条储存条件

底片和胶片库的温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持在35%-45%之间。

照片库的温度应保持在14-24℃，相对湿度应保持在37.5%-67.5%。录音带和录像带的贮存温度应保持在18-24℃，相对湿度应保持在40%-60%。

第十九条底片书、录音制品、录像带和录像带应垂直放置，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒间距不小于3毫米；最好不要用铁柜存放磁带。

第二十条对存量照片档案，要每两年检查一次。

第二十一条声像档案，任何人不得擅自撤销、外借、清洗、消磁和涂改；声像档案的销毁必须经过鉴定，由归档单位同意，报主管领导审批，并登记。

第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案的收入、搬迁、清点数量、保管、利用和效果等统计工作。

㈤音像档案的开发和利用。

第二十三条声像档案的目录、卡片等检索工具，要为利用者提供便利条件。

第二十四条建立声像档案的借阅和利用制度，严格审批手续，根据声像档案的密级确定利用范围。

第二十五条市外单位拥有专利权的声像档案，应按照《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，专利收益原则上应划拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条声像档案原件一般不得借出档案馆。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可以借阅拷贝；其他单位借阅或复制声像档案，由档案室办理，并按有关规定收取费用，实行有偿服务。借用期间造成损坏的，由借用单位负责赔偿。

第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可以利用声像档案举办报告会、展览，编辑综合性或专题性的绘本、资料片，积极开发利用现有声像档案。我希望你对这份拷贝感到满意。