工商企业档案的保管期限
有效及时性
国家工商行政管理局发布
颁布日期:1993/08/23
实施日期:1993/08/23
内容分类，个体私营经济管理
文件编号为(1993)225。
正文第一章总则
第一条为加强私营企业档案管理，充分发挥档案在私营企业管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国私营企业暂行条例》及有关规定，制定本规定。
第二条私营企业档案是工商行政管理机关依法对私营企业进行登记管理和监督管理过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案馆的一个组成部分。
第三条私营企业档案管理的任务是:接收和整理私营企业档案材料，保护私营企业档案材料的完整和安全，积极开发和利用档案材料，为私营企业管理提供基础信息。
第四条各级工商行政管理部门依照本规定管理私营企业档案，并接受上级工商行政管理部门和同级档案行政管理部门的业务监督和指导。
第五条私营企业档案由核准登记的工商行政管理机关建立和管理。
第六条私营企业档案应当按户归档，一户一档，多卷一档。私营企业分支机构的档案在企业档案馆单独归档。
私营企业在异地设立的分支机构，在营业地单独建档。
第二章档案材料的归档与立卷
第七条私营企业档案材料由工商登记材料、其他登记材料、日常监督管理材料和其他材料组成:
一、工商注册材料:
私营企业商业登记申请书；
私营企业负责人简历；
私营企业开业申请书；
有限责任公司章程；
合伙企业的合伙人协议；
申请人、合伙人和投资者的身份证明；
场地使用证明；
资金证明；
管理和技术人员名册；
部门批准文件；
其他相关文件证明。
二、其他报名材料:
私营企业变更登记申请书；
变更登记申请书、合伙人协议和董事会决议；
私营企业负责人简历；
私营企业搬迁申请表；
私营企业异地设立分支机构申请登记表；
私营企业注销登记申请书；
注销登记申请书、合伙人协议和董事会决议；
债权债务清偿证明或债务清偿担保；
完税证明；
企业与员工终止劳动合同的文件；
营业执照；
企业转让协议；
其他相关报名材料。
三、日常监督管理材料:
私营企业年检报告等年检材料；
违法记录材料、处理决定及执行情况；
营业执照或副本遗失，补办申请材料；
关于私营企业关闭的报告；
关于私营企业复业的报告；
停业申请、合伙人协议、董事会决议；
其他监督管理材料。
四、其他材料:
发明、创造、技术革新、专利产品和省部级以上名优产品称号的证明复印件或影印件；
各种资质证书和产品证书复印件；
县级以上人大代表、政协委员和私营企业职工参加民主党派和社会团体的证明复印件；
其他具有保存价值的材料。
第八条私营企业登记、监督管理人员应当将登记管理和监督管理过程中形成的档案材料及时移交档案管理人员。交付时，确保文件齐全，图文清晰，格式标准统一，办理交付手续。不符合要求的，档案管理人员不予受理。
第九条收到的档案材料应进一步整理，对破损的材料应进行修补或复印，复印件应放在原件后面。装订部位较窄或有字迹的材料要用纸做内衬。纸面过大的材料要根据文件大小折叠整齐。字迹不清的材料，应附复印件。应清除材料上的金属物体。
第十条档案工作人员应当将档案材料按照形成时间或者自然顺序用阿拉伯数字逐页编号，页码正面在右上角，背面在左上角，空白面不编号。
视听资料应当用文字标明录制的对象、时间和地点。
第十一条按照私营企业备案材料的编页顺序，分别填写《私营企业开业登记材料目录》、《私营企业其他登记材料目录》、《私营企业监督管理材料目录》和《私营企业其他材料目录》。
第十二条私营企业的档案材料应当按照“工商登记材料”、“其他登记材料”、“监督管理材料”、“其他材料”分类整理，分别装订成册。并用文件戳戳每种类型的主页。注明文件号和目录号，放入文件盒。并按行政区(16位)序号(6位)编档号。
备案材料中有文件和材料说明的，应填写在参考表中。同时，填写清楚归档人和审查员的姓名和归档时间。
新形成的档案材料应定期入卷。
第十三条填写私营企业档案检索卡，建立私营企业档案检索系统。
第十四条私营企业注销登记后，各卷档案材料应当按照“工商登记材料”、“其他登记材料”、“监督管理材料”、“其他材料”的顺序装订成一卷，各卷档案原件保持不变。
注销登记后，私营企业档案应当单独存放，并建立私营企业注销登记检索系统。
第三章档案的保存
第十五条私营企业档案馆保存永久性档案。
第十六条私营企业档案应由专人管理，并保持管理人员相对稳定。档案管理人员应熟悉民营经济管理业务和档案管理业务，并具有高度的责任心。档案管理人员调动时，应做好档案交接工作，办理交接手续后方可离职。
第十七条私营企业档案应有专用装具，并应具备防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、避光(防紫外线)、防尘等设施。
第十八条私营企业声像档案应按其保存期限定期复制。
第十九条私营企业档案管理人员应定期检查和清点档案，并做好记录。对破损、虫蛀、鼠咬、变质、褪色的档案，应及时采取预防措施，并进行修复和复印。发现档案丢失，应立即向领导报告，并积极寻找，写出报告。
第二十条积极采用现代化管理手段，逐步实现私营企业档案的计算机管理，以提高档案的管理水平和利用效率。
第四章档案的利用
第二十一条利用私营企业档案，必须持有介绍信等合法证件，经档案管理人员和主管部门(科室、单位)档案负责人同意。
私营企业档案材料的复制件应当由档案管理人员与原件核对，并加盖证明章。
第二十二条查阅私营企业档案应有专门场所，并注意监护。私营企业档案的利用者不得修改、污损、标记、撕毁、转让、丢失、销毁或转借档案材料。
第二十三条未经档案存放地工商行政管理部门授权和批准，任何单位和个人无权公布私营企业档案的内容。
第二十四条除公安、检察、法制和工商行政管理机关外，任何单位和公民利用民营企业档案都应当付费，收费标准参照国家档案局和国家物价管理部门制定的标准执行。
第五章附则
第二十五条私营企业档案的卷内、卷盒、目录页、参考表，可参照《中华人民共和国国家标准》GB 9705-88。
第二十六条地方工商行政管理机关可以根据本规定制定具体的备案制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度和档案管理人员岗位责任制。
第二十七条本规定自发布之日起实施。