编目和描述

(一)编制目录

实际上，地质数据的相关信息都存储在检索工具中，包括地质数据信息的主要内容和管理特点。它可以起到介绍和搜索地质数据的作用，是从海量地质数据中快速找到所需目标数据的搜索工具。

在地质数据管理中，搜索工具具有以下功能:

首先是纽带的作用。对于拥有大量馆藏的档案，用户不知道是否有他们要寻找的目标信息，也不知道相关信息在馆藏中的确切位置。搜索工具需要在地质数据和用户之间建立一个特定的“纽带”来连接它们之间的供求关系。有人称之为打开地质资料“宝库”的钥匙。

二是沟通互动。用户可以借助检索工具了解地质资料的分布、内容、形成时间和作者，检索工具也是地质档案之间的交流工具。兄弟库可以通过检索工具了解馆藏交换情况，也可以通过检索工具收集用户对地质资料管理的反馈。

第三是管理角色。可以借助检索工具掌握采集的实际情况，根据检索工具编制统计年报和统计相关报表数据。

汇编地质数据检索工具，其主要工作在两个方面:目录汇编和数据描述。数据描述可以索引和记录某一地质数据的标题、部分内容和相关管理特征，并存储在检索工具中，是检索工具中的信息单元，也是参考线索。检索工具通常分为目录、索引和指南(也称为馆藏介绍)。现在的检索工具一般都是通过数据库管理的设计来完成的，也就是俗称的“机检目录”。强大而快速。使用数据库进行检索和实施管理的人员，一般会编写系统操作说明，指导使用数据库检索地质数据。

(2)地质资料描述

地质资料描述揭示了地质资料的内容特征和基本信息表现，反映了地质资料的主要内容和形式，比内容描述和关键词更具体、更抽象。目前，国家对地质资料描述的内容、标引和词汇都有统一的规范和标准。

1.运动描述

描述项是指地质资料的主要描述项，包括标题与责任描述项、类型、体裁与语言项、分类与保管项、时间项、特殊细节项、载体形态项、副标题项、注释与主题项、检查与编号项九项。

2.记录事件

描述大项下有小项，9大项下有34个小项。

标题和责任说明包括:标题(标题包括标题、并列标题、副标题和标题说明、文号)、责任人(责任人包括形成单位、编辑和审批机关)和附件。

类型、语言、语言分为:类型、语言、语言。

分类存放项目包括:分类、保护期、存放期、原存放单位和场所、实物存放单位和场所。

时间项包括:地质资料形成时间或提交时间、起止日期、审批时间、提交时间。

具体包括:投资主体和地理坐标。

承运商表单项目包括:承运商类型、数量、单位和规格。

该子项下没有更多的子项。

笔记和摘要项分为笔记和摘要项。

检查编号项目包括:分类号、档案代码、档案号、行政区划代码、电子文件号、主题词、关键词。

在地质数据的描述中也使用了标识符，相对于文件管理略有增加。一般来说，就业标识符大多用于检索卡在人工检索，而很少用于计算机检索和数据库。如果要检查索引或标识符，请参考DA/T23-2000地质资料文件详细描述规则。