公司差旅费管理？
蒂希
现代性初探
随着现代企业规模的不断扩大，出差变得更加频繁和多样化。价值管理是现代企业可持续发展的必由之路。对于一个企业来说，是否具备完整的成本控制和资源利用能力，是推进精细化运营、业务创新和价值管理的基础。差旅费的管理也必须走上精细化管理的道路。
一是精细预算，实现差旅费事前管理
预算管理在现代企业资源计划中起着非常重要的作用。要管理好差旅费，事先做好预算是很有必要的。
* * *预算模型设计
预算模型的设计基于企业系统的差旅费法。由于出差地点、出差方式、出差目的的不同，企业的差旅费用方法一般都比较详细，因此预算模型的设计必须精细化、多样化，以保证预算结果的准确性。
为了举例方便，我们做如下假设:根据某企业系统的差旅费，根据出差地点和出差目的的不同，给予不同金额的出差补贴，假设出差地点分为三种情况:省外特殊地区、外省市城市，出差目的分为普通商务和培训两种情况；根据出行方式的不同，交通费用也不同，假设交通方式分为飞机、火车、汽车。在此基础上，可先设计以下模型* * *表1 * * *:
设置好以上基本模型后，可以编制各单位需要填写的具体模型:
表2 ××××年度差旅预算申报表
报告单位:
单位负责人:填表:填表时间:
各单位根据下一年度的工作计划填写* * * 1 * * *-* * 9 * * *，模型可以根据设定的公式自动计算出预算结果。
预算报告的要求:
1.常规旅游项目，请参考历史数据。
2.新增项目，按实际工作计划填写，并详细说明。
* * *二* * *预算报告审计
各单位上报预算后，企业预算管理机构应当进行审核。审计应重点关注以下几个方面:
1.将出差原因与往年历史数据进行对比，区分常规事项和新事项。
2.日常事务可以参照历史数据进行审计。
3.对于新增项目，需要根据说明逐项了解具体原因，从而检查* * * 2 * * *-* * 9 * * *的填写是否科学。
企业预算管理机构在审核过程中，可以采取“二对一制”的方式填写存在的问题，并要求申报单位修改后重新申报。
* * *三个* *预算决定
企业预算管理机构对各单位报送的预算计划进行审核后，编制全公司范围的汇总材料，包括预算模型的设计思路、各单位提供的资料、审核流程等。，并向公司预算管理委员会报告，由预算管理委员会做出决定。
* * *四* * *预算下达。
根据决策结果，可以将年度预算下达给各单位。
第二，结合名片推广，管理差旅费。
商务卡是一种特殊的信用卡，一般有一定的信用周期，个人信用卡承担着刷卡消费的结算和还款义务。商业信用卡是一种新的理财工具和手段。它不仅便于携带和使用，而且非常透明。这是推广商务信用卡的一个很重要的原因，就是所有的支付行为都有据可查，有迹可循。这样可以防止我们在公务消费中乱花钱。而且企业工作人员使用了商务信用卡后，出差时再也不用提前借现金了，回来后可以凭发票和信用卡凭证报销，再把钱打到商务卡上还款，也省了不少麻烦。
为实现差旅费用的公务信用卡管理，应注意以下事项:
首先选择我公司的商务卡发卡银行，签订商务卡服务协议。
二是制定专门的公务卡管理办法，规范公务信用卡管理。
三是由专人负责商务信用卡信息的统一管理，根据工作需要和用户需求，组织商务信用卡的统一办理和注销。
第四，规范经营性信用卡的使用、范围、额度、审批、存储、注销、挂失、密码存储、还款和计息。
五是规范差旅费报销时限，提供相关发票和刷卡凭证作为报销依据，对比预算信息并登记在台账中，有条件的企业可建立报销前相互准入验证的相关制度。
第三，严格考核预算完成率，完成事后监督。
要实现企业差旅费的有效管理，除了事前的精打细算，过程中的严格管理和事后的考核都是有效的激励方法。预算考核可以明确企业的战略定位，强化激励机制，完善绩效评价，提升管理水平。
* * * A * * *预算评估
1.比率法:根据差旅费总额计算各单位年度预算完成率。偏差值在5%以内的，不予评定。超过5%的，按照梯度制定考核标准，在各单位年度绩效中体现。
2.项目法:根据各单位每次出差任务计算年度预算完成率，按项目计算年度预算完成率。偏差值在5%以内的，不予评定。超过5%的，按照梯度制定考核标准，在各单位年度绩效中体现。
3.动态法:根据管理需要，可将预算目标分解到季度，按季度进行考核，并根据预算执行单位的实际绩效适时进行奖惩，有利于预算管理的改进和预算目标的实现。
* * *二* * *预算调整
当企业内外部环境或企业经营战略发生较大变化，导致预算基础的建立，或将导致企业预算执行结果发生重要偏差时，原预算已不再适用，应调整预算。
差旅费预算和其他企业的预算一样，在年初编制和下达。但是对于现代企业来说，可能会遇到很多差旅费用不可预测的因素，比如各地区市场环境的变化，采购事项的变化等。因此，应及时组织预算项目的调整。在实际工作中，可以根据考核周期组织调整。对于差旅预算的调整，需要分析原因，根据差旅项目进行申请。企业预算管理机构应当向预算管理委员会报告，经批准后及时调整，调整考核指标。
* * *三* * *考核成绩兑现。
差旅费只是企业预算管理大体系中微不足道的项目，但如果考核结果无法兑现，将严重影响差旅管理的推进。
1.发布评估报告。评价各单位差旅预算的执行、调整和监控情况，肯定成绩，指出问题，查找原因。
2.根据建立的绩效考核指标和考核结果，提供奖惩依据，提交企业人力资源部门在各单位绩效中进行奖惩。
参考
[1]企业内部控制应用指引第65438号+05全面预算。
[2]财政部。中国人民银行关于印发《中央预算单位公务卡管理暂行办法》的通知* * *财库字第200763号* *。
作者简介:袁小燕，女，汉族，云南石屏人，毕业于重庆邮电大学，就职于中国移动通信集团云南有限公司财务部，研究方向为成本预算与成本核算。
偏激
加固方法的探讨
企业差旅费是企业的一项重要支出，已经排在企业日常支出的第二位。大多数企业采用的报销制和费用承包制在实际应用中存在一些不足。如何加强差旅费管理，控制支出，提高效率，已成为提高企业管理水平的重要课题。笔者根据多年的财务管理经验，提出两个强化方案:一是从内部入手，改变管理模式；二是引入专业的差旅管理公司，最大限度提高资金使用效率和员工效率。
关键词报销与销售；总括费用；旅行管理
企业差旅费是指企业职工因公出差发生的交通费、住宿费、差旅费补贴等费用。差旅费是企业重要的经常性支出项目。美国运通公布的一份调查报告中指出，差旅费一直是企业日常开支中第二高的，占企业运营成本的35%，仅次于人力成本。以焦煤销售公司为例:2010年，可控销售费用为4 127万元，其中差旅费为145 * * 3万元，占比35.29%；2011年度，可控制的销售费用为54100600元，其中差旅费为1199700元，占比20.7%。因此，如何管理和利用好差旅费，既降低出差成本又提高工作效率，成为公司管理者和财务人员的重要课题。
一，现行差旅费管理措施的不足
目前，差旅费管理方式通常有两种，一种是报销报销制；二是费用承包制。简单来说，两者在实际操作过程中都有明显的不足。
报销制，实报实销。在报销的管理模式下，一是差旅费不同，员工出差选择往往有高有低，总费用难以控制。特别是在商品经济高速发展的今天，交通方式和住宿条件的选择五花八门，费用参差不齐。以太原到北京的火车为例，即有特快列车、普通列车、动车、直达车、特快列车可供选择；座位标准包括硬卧、软卧、高级软卧、硬座、软座；最高票价为359元和373元，最低票价为70元和73元。二是给一些人提供虚开发票，套现更多发票的机会。
成本承包制就是给定一个成本标准，总量承包，超支不补，节余留用。在包干管理模式下，差旅费标准单一，不能反映地区差异和价格变化的影响。以焦煤销售公司为例。集团公司2004年仍采用的差旅补助标准为:普通销售人员住宿补助100元，伙食补助21元，当地交通补助5元。无论上海、北京还是省内城镇，八年来都是一个标准，与实际情况相差甚远。成本承包制对常规业务的计算效果较好，但对未知的突发事件无法计算，导致年初合同预算的计算金额与实际情况偏差较大。费用总额计算高，容易形成公司小金库和员工的灰色收入；计算低，无法保证正常工作。总额清一色，差旅费用部门为了下一年的计划，往往会全部花掉，不留余地；未能弥补超支，将导致正常运营费用的减少，以控制支出；有些人会有把费用作为收入一部分的错误观念和做法:比如为了额外补贴而延迟迟到，为了套利而找票；为了节省住宿费用，一个人可以完成工作，很多人一起去，影响工作效率。
第二，观念的强化
鉴于上述两种方法的缺点，提出以下两种方案:
* * *一* *从企业内部入手，改变方式，加强管理。
将内部营销业务部门与非营销业务部门即营销管理与服务部门分开，采取不同的差旅费管理方式区别对待。
1.针对战斗在销售一线、直接面对用户的营销业务部门，建议采用动态任务责任的方式，确定责任总量，在责任总量内上报实际销售额。
承担动态的任务责任，放弃过去静态的总责，具体来说，成本指标与业务任务、绩效考核、用户情况挂钩。年初将年度经营计划、业绩目标、绩效奖惩分解到户，并结合上一年的实际情况，将用户按照完成难度交叉捆绑成若干子任务。由市场部内部自愿组成的销售团队或个人销售人员参与投标，成本报价低、目标任务优秀者为中标者。中标人差旅费报价是集团或个人年度差旅费总额的指标，在差旅费总额范围内报销。
这种方法的优点是:
一是成本指标与绩效指标挂钩，有利于充分激发员工的主动性和积极性，变被动任务为主动任务。成本指标与性能指标挂钩时，要充分考虑用户的情况，避免单纯看结果不考虑过程的弊端。比如同一个钢厂，宝钢和鞍钢由于历史和政策原因，支付的难度和质量有很大的差异。不考虑企业的具体实际，只以指标完成情况来评判业绩也是不公平的。这样，三者的结合在绩效考核上会更加公平公正，会把客户自身素质对绩效考核结果的影响降低到很低的水平。大家的出发点尽量一致，“不要输在起跑线上。”
其次，根据任务完成的难易程度，对用户资源进行捆绑打包。一方面避免了好用户全部被掠夺，差用户被忽视的情况。另一方面避免了目标越容易完成越好，差旅费指标越高；完成目标的难度越大，就越需要跑着去解决，差旅费指标就越低。
第三，所有中标者都是相对成本低、任务目标高的中标者。为了中标，投标人在完成任务的前提下，当然会有意识地把费用控制在很低的水平。这样，通过任务招标，有利于差旅费用的资金效率最大化，浪费最小化；有利于最大化营销人员的工作效率，最大程度的挖掘他们的潜力。真正的节约高效。
通过这种方式，可以有效杜绝人浮于事、混吃混喝的情况，让真正有能力的营销人员脱颖而出，得到实惠，企业在降低成本的同时也能得到实效。
2.对于非营销部门，即营销管理和营销服务部，建议采用规定上限、凭证报销、过程控制等方法。
取消出差津贴单一标准，仅规定出差津贴上限，有利于员工根据个人和出差情况自主选择交通工具和住宿，具有包容性，可以有效解决单一指标无法应对的社会发展水平差异导致的不同地区价格差异问题。同时要设置上限，从总量上控制差旅费。关键是加强过程控制，建立健全出差审批管理制度，严格控制出差次数和天数。
* * *二* * *引入专业差旅管理公司。
在差旅费管理方面，除了加强自身能力，改进方法之外，笔者认为还有一个实用、简单、高效的方法:引入专业的差旅管理公司。
专业差旅管理是指全程监控差旅活动，将其所有的差旅费用和管理外包给专业的管理公司，省去订酒店、报销、取钱、买票等增加的管理成本，压缩差旅支出，达到节约和控制差旅成本的目的。
通过专业旅游公司管理差旅费有以下优势:
第一，旅游公司拥有丰富的社会资源和强大的服务功能。以携程为例，它现在是国内最大的酒店预订平台，会员酒店超过39000家。每个月通过携程订200万张机票。而且还在中国60多个城市提供免费送票，24小时全天候服务和更大的折扣。
第二，实施差旅管理可以优化企业内部管理。旅游公司可以根据企业的要求，量身定制适合企业的个性化差旅费管理模式。通过对旅游公司的管理，可以详细记录员工出差的信息，事后提供丰富翔实的差旅费整合报告，让整个差旅费情况一目了然，让企业的管理更加简单有效。
第三，通过旅游公司，可以帮助企业管理好差旅费。员工只需提前提供出行时间和目的地，旅游公司会根据公司要求选择合适的酒店和交通工具。事后由旅游公司结算，财务部报销。员工基本不用接触现金，可以很大程度上避免虚开发票、多开发票等问题。
通过旅游公司，可以大大降低企业管理人员和财务人员的工作强度。随着差旅管理意识的加强，现在越来越多的企业委托专业的差旅公司提供相关服务。比如国内最大的差旅管理公司携程，已经为可口可乐、松下、宝钢、三一重工、神州数码、中国平安等数百家跨国公司和大型企业提供商旅管理服务。2011中国10强企业《财富》有8家使用过差旅管理服务。
需要提醒的是，企业无论采用哪种方式管理差旅费，其目的都不是为了减少差旅费和差旅业务费用，而是为了堵塞漏洞，公平合理，提高费用使用效率，以最小的差旅成本实现最大的企业收益。