勘测工程电子档案的归档与质量控制

我国城市测量行业整体上实现了从传统的模拟测绘生产体系向数字化生产体系的转变，正在逐步向信息化测绘生产体系发展。武汉勘察设计研究院不断探索勘察工程档案的电子归档和质量控制，初步建立了规范的电子归档和质量控制流程，开发了基于网络的电子归档流程管理系统，实现了电子归档的网上运行和管理。基于数据库平台Oracle和地理信息系统平台ArcGIS开发了电子文件质量控制应用程序，实现了归档质量控制的自动化。电子申报流程。测量项目从初始登记到建档，经历了“任务受理→外业作业→内业处理→多重质量监控→项目建档(档案整理)→档案质量控制→档案资源库建立→基础地形图数据库更新→档案利用”的过程。运营部首先使用“调查项目管理信息系统”进行初始登记，获取任务号，并纳入医院项目管理流程；然后利用“城市调查电子档案分发服务系统”进行数据采集，利用已有成果，进行外业工作和室内加工，形成电子档案和纸质资料，经质量监测合格后提交给用户，同时将原始记录等档案提交给档案部门。档案人员接收纸质材料和电子文件，对材料的及时性、完整性、准确性和一致性进行检查和鉴定，检查材料是否齐全、内容是否一致、文件格式和格式是否符合标准；将合格的档案资料进行整理归档，并根据工程信息分配档案信息。对于改变文件的任务，使用现有的文件号和新的文件号来创建新的档案信息；对整理出来的文件进行质量控制，确保文件和电子文件的正确性和规范性；成品纸质文件入库管理，电子文件入库；同步进入“城市勘测电子档案流程管理系统”，记录档案管理全过程。档案分类。勘察工程档案的一个显著特点是借阅利用频率高。为了提高工程档案的检索和利用效率，我们参照国家标准制定了《勘察工程档案编号编制规则》。档案号由四部分组成:分类号、年份、任务号和卷号，用“.”分隔，分类号描述工程档案的类别，分为“E1”测绘工程档案、“E2”岩土工程档案、“E3”基础地理信息档案三类。年份数字表示接受任务的年份；任务号用四位数表示；不足四位的，前面加零；卷号是文件的卷代码。如2001年第78次地形测量任务的档案号为“e 141.2001.0078 . 1”。纸质文件归档。由于城市勘测档案的双重归档要求，纸质资料归档仍是重要的归档工作之一，采用传统的手工方式进行。归档范围主要包括技术设计书、利用资料、计算资料、成果表、注释、变更记录、成果图表等。验收后，按传统方法整理、装订、书写页码、填写卷内案卷目录及参考表、登记卷内目录、编案卷封面、装箱入库。同时，档案员根据不同权限在“城市勘测电子文件流转管理系统”中填写工程信息、作业信息、文件目录、管理信息、利用信息等元数据。当然，大部分信息可以从“勘测项目管理信息系统”中自动迁移，以最大限度地减少人工输入的工作量。电子存档。除了纸质归档流程之外，电子归档还有其特殊性。勘察工程电子档案的整理和验收是通过人机交互完成的，不仅需要鉴定电子档案的完整性和正确性，还需要保证电子档案与纸质档案的一致性。档案员使用专门的软件整理电子文件，生成工程信息文件，记录工程的任务和文件信息，包括表示工程位置和范围的坐标以及相关文件的名称；然后，将工程信息文件和工程任务文件夹集成在一起，将顺序和任务中的文件刻成光盘存储在仓库中。根据烧录的工程文件号编译光盘的文件号。然后由专业人员将归档的电子文件导入数据库，建立文件资源库，为“城市勘测电子文件分发服务系统”构建资源素材，实现勘测工程电子文件的检索、分发和利用。存档质量控制1。归档常见问题勘察工程档案的验收和工程信息的录入受操作人员自身操作水平、工作习惯和经验的影响，人工操作自由度大，容易出现质量问题。大多数质量问题是由不标准和不精确的数据输入引起的。通过质量控制的实践和分析，列举了勘测项目归档中常见的问题:1归档资料不全，作业部门提交的成果缺失。2.归档资料内容错误或缺失，如资料中必须填写的内容没有填写或填写不完整。3.归档文件内容不一致，尤其是纸质材料与电子文件不一致，包括图形。4.工程属性错误主要是指整理电子文件时生成的工程信息文件中的属性输入不符合标准要求，包括:①重复输入，如多条相同的工程记录；②必填属性缺失或空白；(3)格式错误，如工程日期、文件总数、坐标等非数字字符、文件号未按标准格式输入等。；(4)逻辑错误，即具有逻辑关系的属性之间发生错误，如项目开始日期晚于结束日期，结束日期晚于申报日期；⑤关联属性不一致，主要是档案号与任务号中的年份、类别、序号不一致。5.电子文件的缺失或放错导致电子文件与工程任务文件夹中工程信息的记录不一致，造成文件命名缺失和不一致。2.质量检查机制针对以上问题，档案信息中心建立了一套合理的质量检查机制，主要包括:1完整性检查:检查运营部门提交的纸质资料和电子档案是否完整无泄漏，纸质资料采用人工检查，电子档案采用人机交互。2准确性检查:检查纸质资料和电子文件内容是否正确，是否符合工程任务，格式是否符合标准。检查方法同1。3一致性检查:人机交互完成，主要是通过纸质数据和电子文件的对比来检查是否相同，尤其是图纸和电子图纸的对比，需要使用AutoCAD专业软件。4.电子文件属性的规范性检查:检查工程信息文件的属性是否正确。利用“工程电子档案质量检查”软件自动完成，针对以上常见问题，主要包括重复检查、格式检查、逻辑检查、属性一致性检查。5电子文件的一致性检查:检查相关电子文件与工程资料中所列电子文件名称是否一致，避免工程电子文件的遗漏或错放。也是通过“工程电子文件质量检查软件”自动实现的。6数据库检查:电子文件导入数据库后，用数据库高级语言对各种数据进行聚类分析、字符串处理、数学和逻辑函数查询等统计，从整个数据库的角度检查错误。这是一个高层次的自动检查机制，需要有一定数据库管理基础的档案人员来完成。3.电子文件质量检查软件的实现根据勘察工程电子文件的特点和档案工作的流程，我院档案数据中心开发了“电子文件质量检查软件”，利用计算机自动检查电子文件的质量。“电子档案质量检查软件”是在VB.NET环境下，针对工程信息档案与电子工程文件夹的集成模式开发的，用于检查电子档案的合法性和一致性。软件操作简单，指定了工程信息文件和存放电子文件的工程文件夹。程序会自动读取信息文件中的每个工程项目，提取属性信息，检索相关电子文件，按照“重复性检查→格式规范检查→逻辑检查→属性一致性检查→电子文件一致性检查”的步骤进行检查，并用进度条动态显示检查进度。最终检验结果可以直接显示在窗口结果栏中，也可以导出并保存。该软件共检查工程档案1999 ~ 2006余份，发现错误约200处，错误率约为1.11%，有效保证了电子档案的质量。结论在规范档案工作流程的同时，同步规划档案工作和生产管理，初步实现档案全流程管理和前端控制，利用先进的数据库平台和实际应用系统完成档案相关工作。这些作品的开发和新技术的探索已经初见成效:1。初步形成了一套规范的测绘电子档案工作流程，通过网络化的流程管理系统规范了档案的全过程管理，建立了奖惩机制。2.在档案工作中贯彻和强化质量控制的理念，运用先进的技术手段保证电子档案的正确性，为档案的再利用奠定基础。3.基于局域网，利用数据库平台加强勘察工程电子档案的管理，在保证信息资源安全的前提下，为勘察工程档案的再利用提供便捷的查询手段，充分发挥电子档案的价值。