信息和信息系统

信息时代的到来对人们科学地利用和管理信息提出了更高的要求。自从1946年世界上第一台电子计算机出现以来，人们对信息进行快速程序化处理的期望已经成为可能。一般认为，信息处理经历了三个阶段:第一个阶段是旨在提高数据处理速度的电子数据处理系统(EDPS)阶段；第二阶段是管理信息系统(MIS)阶段，旨在将整个组织的信息管理系统化。第三阶段是决策支持系统(DSS)阶段，旨在为企业决策问题提供信息支持。

5.1.1.1电子数据处理系统

在这个阶段，计算机主要用于单项数据处理和报表编制，目的是提高工作效率，避免繁琐的工作。电子数据处理系统的特点是数据处理的计算机化。根据数据的综合处理程度，电子数据处理系统分为单一数据处理阶段和综合数据处理阶段。在单项数据处理阶段，由于计算机运行能力差，联网少，主要用计算机实现单项处理的手工操作，如工资计算、报表统计打印等。在综合数据处理阶段，计算机的计算能力有了很大的提高。通过多个终端联网，综合处理多个业务流程。这个阶段主要用于财务会计领域。

5.1.1.2管理信息系统

管理信息系统是由人、计算机和其他外围设备组成的系统，能够采集、传输、存储、处理、维护和使用信息，以达到辅助管理的目的。其主要任务是充分利用现代计算机和网络通信技术，加强企业的信息化管理。通过对企业所拥有的人力、物力、财力、设备和技术资源的调查和了解，建立正确的数据，经过加工整理成各种信息资料，及时提供给管理者，从而做出正确的决策，不断提高企业的管理水平和经济效益。管理信息系统的应用范围非常广泛，几乎涵盖了各行各业，并且随着时代的发展，其技术水平也越来越高。

5.1.1.3决策支持系统

决策支持系统(DSS)是管理信息系统向更高层次发展的高级信息管理系统。它为决策者提供分析问题、建立模型、模拟决策过程和方案的环境，调用各种信息资源和分析工具，帮助决策者提高决策水平和质量。因为这类系统只能通过信息服务来辅助决策者进行决策，所以被称为决策支持系统。

自从20世纪70年代提出决策支持系统的概念以来，决策支持系统得到了很大的发展。1980中，Sprague提出了决策支持系统的三部分结构(对话部分、数据部分和模型部分)，定义了决策支持系统的基本组成，极大地促进了决策支持系统的发展。20世纪80年代末90年代初，决策支持系统和专家系统相结合，形成了智能决策支持系统。20世纪90年代中期，数据仓库(DW)、联机分析处理(OLAP)和数据挖掘(DM)等新技术相结合，形成了一种新的决策支持系统。因此，智能决策支持系统也称为传统决策支持系统。因为传统的决策支持系统和新的决策支持系统是两种不同的辅助决策方法，不能互相替代。近年来，它们相互结合形成了一个综合决策支持系统(SDSS)。综合决策支持系统充分发挥传统决策支持系统和新型决策支持系统的优势，实现更有效的决策支持，是未来的发展方向。

上述“电子数据处理系统”、“管理信息系统”、“决策支持系统”都是为组织管理服务的信息系统。

信息系统管理的发展与计算机技术和管理科学的发展密切相关。在三者的关系中，管理科学总是提出新的管理方法和新的企业运营模式，计算机技术为上述管理方法提供技术手段，信息系统通过技术手段成为先进管理方法的载体，通过信息处理帮助管理者应用这些先进的管理方法完成管理工作。

5.1.2信息系统的功能

一个完善的信息系统主要包括以下功能:

(1)信息收集。信息收集是指从信息使用者的需求出发，通过各种渠道和形式获取相关信息的过程。收集及时、准确、全面的信息是信息管理的基本前提，也是管理者进行决策的参考。信息采集的方式和手段有很多种，如人工数据录入、网络数据采集、传感器自动采集等。因为信息系统需要根据不同的格式转换不同的数据，所以信息采集的过程也包括数据格式转换。这是信息处理的基础，也是整个信息系统能否发挥作用的关键。

(2)信息处理。信息处理是指按照一定的目的和步骤，对输入系统的原始信息进行分类、整理、合并、存储、检索和统计。目前先进的信息处理系统都是以电子计算机为核心构建的。这种先进的信息处理不仅可以收集越来越多的信息，还可以为人们提供方便地获取他们所需要的信息，如财务统计、结算、预测分析等。，需要对大量收集和录入的数据进行数学运算，从而获得管理所需的各种综合指标。现代信息系统依靠大小不同的计算机处理数据，处理能力越来越强。处理信息是信息系统的核心功能。

(3)信息存储。信息存储是指将信息按照一定的顺序进行收集、加工、索引和存储，形成数据库的过程。信息存储不是一个孤立的环节，它贯穿于信息处理的全过程。信息存储是信息系统的一个重要方面。没有信息存储，就不能充分利用收集和加工的信息，同时还要花钱、人、物去组织信息的重新收集和加工。有了信息存储，可以保证随时可用，为单位信息的多功能利用创造了条件，从而大大降低了成本。

(4)信息管理。信息管理是人们为了有效地开发和利用信息资源，借助现代信息技术对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。简单地说，信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理。信息管理的主要内容是:指定要采集数据的类型、名称和代码，指定要存储数据的存储介质和逻辑组织方式，指定数据传输方式和存储时间。

(5)信息检索。信息检索是指按照一定的方式组织信息，并根据信息用户的需求找出相关信息的过程和技术。狭义的信息检索是信息检索过程的后半部分，即从信息集中找到所需信息的过程，也就是我们常说的信息搜索。信息检索一般采用数据库技术和方法，数据库的组织和检索方式决定了检索速度。

(6)信息传递。信息传输是指命令或状态信息通过信道从一端传输到另一端，由另一端接收，包括发送和接收。从采集点采集的数据要传输到处理中心，处理后的信息要发送给用户，部门要使用中心存储的信息，这些都涉及到信息传输问题。系统规模越大，传输问题越复杂。

5.1.3信息系统的类型

5.1.3.1信息系统类型分类方法和依据

根据不同的分类方法，信息系统可以分为不同的类型。

根据计算机技术的发展程度，可分为:手工信息系统、单机信息系统和基于网络的信息系统。

按行政级别可分为:国家级信息系统、省部级信息系统、地市级信息系统等。

按行业可分为:教育信息系统、军事信息系统、行政信息系统、电力行业信息系统、农业信息系统、商业信息系统、交通信息系统等。

根据管理信息系统的功能适用性，可分为:商业销售与管理信息系统、生产制造与管理信息系统、辅助设计与科研信息系统、财务管理信息系统、交易管理信息系统和决策支持智能信息系统。

根据组织的不同发展阶段和管理的实际需要，可以分为面向管理业务的信息系统和面向管理决策的信息系统两大类。面向管理的信息系统可分为事务处理系统、知识工作支持系统和办公自动化系统。面向管理决策的信息系统可分为管理报告系统、决策支持系统和主管信息系统(图5.1)。

5.1.3.2信息系统的基本类型

图5.1管理信息系统的类型

一般来说，根据信息系统在组织中的角色和功能，信息系统可以分为六种基本类型。

(1)交易处理系统。交易处理系统是对日常业务进行处理、记录、汇总、综合、分类，服务于组织运营层面的基础业务系统。交易处理系统可以帮助组织降低商务成本，提高信息准确性，提高商务服务水平。交易处理系统是一个操作层系统，主要处理与组织基本情况相关的业务记录更新所需的详细数据，如订单录入、库存控制、工资总额生成、应收账款或应付账款处理等基本业务活动，需要完成数据采集、编辑、修改、操作、存储、单据生成、打印等具体事项。

(2)知识工作支持系统。知识工作支持系统主要面向组织中的业务管理层和管理控制层，支持工程师、架构师、科学家、律师、咨询专家等人员的工作。因为他们的工作是知识密集型的，他们通常被称为知识工作者。知识工作支持系统根据支持的任务不同，应用领域不同，差别很大。例如，工程设计人员需要一个图形处理能力强、能处理三维图形的计算机辅助设计系统，而财务分析师需要一个能快速访问大量内外部数据的数据库系统。因此，知识工作支持系统应具有强大的数据、图形、图像和多媒体处理能力，能够广泛利用网络条件下的各种信息和智力资源，为知识工作者提供各种知识创造的工具和手段。典型的知识工作支持系统有计算机辅助设计系统(简称CAD系统)、图形设计与制作系统、三维动画制作系统和新近开发的虚拟现实系统等。它已被广泛应用于许多企业组织，尤其是制造企业。

(3)办公自动化系统。办公自动化系统是通过技术手段提高办公效率，进而实现办公自动化处理的系统。办公自动化系统主要面向机构内的业务管理，为各类文案工作提供支持。办公自动化系统的主要目的是应用信息技术支持办公室的信息处理工作，协调不同地理分布区域、职能和信息工作者之间的信息联系，提高办公活动的工作效率和质量。办公自动化系统软件解决了规范企业日常管理、增加企业可控性、提高企业运行效率的基本问题，涵盖日常行政管理、各类事项审批、办公资源管理、多人多部门协同工作、各种信息的沟通传递等。一般来说，办公自动化软件横跨生产、销售、财务等具体业务领域，更侧重于日常办公的效率和可控性。是企业提升整体运营能力不可或缺的软件工具。典型的办公自动化系统包括文字处理、日程和会议安排、公文流转处理、文档管理、桌面打印、统计查询、视频会议、远程会议、电子邮件、语音邮件等。

(4)管理报告制度。管理报告系统主要面向组织内的管理控制层，为组织的计划、控制和决策职能提供标准化的综合信息报告，同时也为组织的当前运行状态和历史信息提供检索和查询功能。与事务处理系统相比，管理报告系统中的信息是全面的和周期性的。管理报表系统主要涉及企业内部的各种信息来源，往往以标准的数据流和固定的格式展示一个规范稳定的经济指标体系，但对于一些随机的、非标准化的信息处理需求不够灵活。此外，他擅长在数据处理模式下对大量数据进行简单的算术运算，而不是专注于定量和模型分析。典型的管理报告系统包括销售统计分析系统、库存控制系统、年度预算系统、投资分析与评估系统等。

(5)决策支持系统。决策支持系统也是面向组织的管理控制层和战略决策层，但它侧重于应用模型化的定量分析方法进行数据处理，以支持管理者对半结构化或非结构化问题进行决策。决策支持系统的基本结构主要由四部分组成，即数据部分、模型部分、推理部分和人机交互部分。数据部分是数据库系统；模型部分包括模型库及其管理系统；推理部分由知识库、知识库管理系统和推理机组成。人机交互部分是决策支持系统的人机交互界面，用于接收和检查用户请求，调用系统内部功能软件为决策服务，使模型操作、数据调用和知识推理有机统一，有效解决决策问题。从决策分析的角度，它利用各种数学模型和方法对信息进行深度分析，试图挖掘出信息的内在规律和特征，并以易于理解和使用的多媒体方式提供给决策者，从而在工具、方法和处理手段上支持决策者的决策活动。典型的DSS应用包括销售分析和预测、生产计划管理、成本分析、定价决策分析、产量预测和风险分析系统。

(6)主管信息系统。主管信息系统，顾名思义，主要是主管使用的。它面向组织的战略决策层，为组织的高层管理人员建立一个通用的信息应用平台。人们通常称之为经理信息系统，是一种为组织高层管理者服务的专用信息系统。执行信息系统可以使管理者获得更快、更广泛的信息。首先，主管信息系统是一个“组织状态报告系统”，可以快速、方便、直观(图形化)地提供全面的信息，可以对“成功关键因素”遇到的问题进行预警和控制。主管信息系统也是一个“人际交流系统”。管理者可以下达命令，提出行动要求，与其他管理者讨论协商，确定工作分配，进行工作控制和验收。典型的高管信息系统包括企业业绩和行业排名分析系统、竞争对手趋势和市场趋势分析系统、企业战略规划支持系统等。

除了以上六类信息系统，还有其他类型的信息系统。例如，专家系统、知识管理系统、战略信息系统和服务于不同对象和目的的其他系统。

5.1.4信息系统的结构

信息系统的结构是指管理信息系统各组成部分的框架，其中概念结构、功能结构、硬件结构和软件结构是重要的。

5.1.4.1管理信息系统的概念

从概念上讲，管理信息系统由四部分组成:信息源、信息处理者、信息使用者和信息管理者(图5.2)。

图5.2管理信息系统的概念结构

信息源是信息系统的数据源，是信息产生的地方。信息处理器负责信息的传递、处理和存储，为各种管理者即信息使用者提供信息服务。信息经理负责系统的设计、实施、运行和管理。

5.1.4.2管理信息系统的功能结构

管理信息系统应具有各种功能，以支持不同层次的整个组织。这些功能不同的部分(子系统)是一个有机整体，构成了系统的功能结构。从用户的角度来看，一个管理信息系统总是由多个功能组成，这些功能通过信息的使用和生成而联系在一起，形成一个有机的整体。

5.1.4.3管理信息系统硬件结构

管理信息系统的硬件结构描述了管理信息系统所依赖的计算机及其网络系统的硬件设备的组成，它们的连接方式，以及每个硬件设备的功能和技术参数。是指支持管理信息系统实现的计算机和计算机网络系统的结构，包括系统地、全面地处理管理信息和辅助各级管理决策的计算机硬件和通信设备的统一。管理信息系统的硬件结构一般以硬件设备的物理位置排列和拓扑结构的形式给出。

5.1.4.4管理信息系统软件结构

管理信息系统的硬件设备(主要是计算机)上安装的系统软件和管理信息系统开发者开发的应用软件模块组成的系统结构称为管理信息系统的软件结构。企业的管理活动分为三个层次:战略计划、管理控制计划、业务计划和控制。这对应着三个决策层次:战略决策、战术决策和业务决策。管理信息系统可以分为以下四个层次:事务处理、业务信息处理、战术信息处理和战略信息处理。

管理信息系统的软件结构包括两个方面。一方面是依附于硬件结构的管理信息系统的系统软件结构，它描述了安装在硬件设备中的系统软件的分布，如操作系统、数据库管理系统、各种服务器软件、应用开发工具等。另一方面是管理信息系统的功能软件结构。一般来说，一个完整的管理信息系统包括营销子系统、生产管理子系统、物资供应子系统、人力资源管理子系统、财务会计子系统、信息管理子系统、高层管理子系统等。