档案提供和利用的要求和方式
[摘要]
档案工作的根本目的是开发档案信息资源，为经济建设服务。
档案利用是实现这一目标的直接途径。因此，档案利用是档案业务的中心环节，在整个档案工作中占有极其重要的地位。
[关键词:]
档案；提供使用；要求；小路
档案的提供和利用是档案馆(室)通过一定的方式和方法，提供档案供使用者利用，为社会主义各项事业服务的工作，也称档案利用。
其内容基本包括两部分:一是准备档案检索工具，介绍和报告档案馆(室)所存档案的内容和组成，做好提供和利用的准备工作。
二是通过各种途径和方式提供档案服务于一切社会工作，这是目前档案利用的核心。
一、档案利用工作的要求
1.有正确的服务理念和良好的服务态度。
服务是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的根本原因。
因此，档案工作者应树立服务理念，改变档案服务的被动局面。
变你上门服务的被动服务为主动寻求信息的主动服务，同时努力提高服务水平；服务态度端正，热情、主动、负责，熟悉自己的服务对象，立足自己的服务市场，深入了解用户需求，及时、准确、有效地为用户提供有价值的档案信息。
2、充分研究和了解社会需求，熟悉图书馆(室)档案。
(1)职能机构办公人员使用需求
适应其承担的业务任务。
他们往往需要使用有业务指导的文件，他们的使用需求往往是针对某个特定的文件，具有很强的特异性。
由于具体工作非常复杂，这类用户的需求往往具有明显的随机性，对利用时间有严格的要求。
(二)中央书记处工作人员的使用需求。
它具有很强的系统性和综合性。
因为这类用户要帮助领导制定计划、决策、组织生产、协调工作，就必须掌握大量系统的回溯性档案信息资料。
(3)领导引导需求。
表现出以下两个突出的特点:
①他们对档案信息利用的需求具有集中的特点。
比如向上级汇报时，需要查看历年的基本数字和处理一些重要问题的信息材料。
这种需求不能用原始档案直接满足，而是需要档案员或秘书对档案信息进行加工提炼；
(2)领导者的文件需求具有间接性特征。
大多数领导受工作时间限制和档案相关信息分散的影响，往往不能亲自去档案馆，而是通过文秘人员间接实现自己的需求。
因此，档案馆工作人员应主动了解和掌握相关领导的需求动态，结合本单位的工作或生产计划和任务，为这类用户提供及时、准确、系统的档案信息服务。
(4)基层管理者对档案信息的需求。
基层管理人员主要从事业务管理和事务性工作。
其利用特点如下:
(1)需要具体、详细、实用的信息，能对具体工作有所帮助。
档案工作者应编制详细的检索工具，以方便查询。
②需要管理对象的相关信息，范围相对固定，如会计人员使用会计档案，销售人员使用销售档案。
③企业内部信息主要是经常性使用，档案人员要注意其利用规律，有针对性地开展工作。
(5)对科研人员档案的需求
①愿意使用原始材料；(2)召回率比较高；③时间相对宽松。
(6)工程技术人员档案要求
从档案信息的性质来说，它要求档案具有很强的针对性和具体的内容，如找到一个具体的图表、数据、报告等。从档案信息内容看，更关注专利文献和标准化资料，要求同类课题、同类项目或同行业的最新信息；在时间的使用上，要求快速及时。
熟悉馆藏是档案工作者的基本功，也是开展好服务的前提。
熟悉馆藏，就是熟悉档案馆(室)保管的档案的内容、组成、数量和库房位置；熟悉各全宗文件的形成和排列以及全宗与组之间的有机联系；熟悉各全宗文件的使用价值。
尤其是那些重点全宗、珍贵档案，更是要“如数家珍”。
3、正确处理基础工作和利用工作的关系。
档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和检索是整个档案工作的基础，利用工作是在此基础上为社会提供档案服务的环节。
基础工作为工作的使用提供物质保障，创造工作条件。
没有基层工作，就不可能开展利用工作。
利用工作直接反映了档案工作的目的和方向。
体现了基础工作的成绩，也对基础工作提出了要求。没有使用工作，基础工作就失去了存在的意义和工作目标。
因此，我们必须妥善处理它们之间的关系。不仅要重视基础工作，还要重视信息技术的运用。我们既不能重视它的使用，也不能轻易重用它。
4.正确处理利用和保密的关系。
从根本上说，档案的提供、利用和保密都是为了充分发挥档案在度和社会中的积极作用。
保密的目的也是为了更好地利用档案信息资源。
保密只是在一定程度上限制档案的利用，而随着社会的发展和环境条件的变化，档案保密的层次、范围和对象也在不断变化；为了妥善处理两者的关系，首先要理清思路，消除长期以来流行的“左”倾错误思想“乘人之危，保险保密”；相反，档案开放后“没有秘密可以保护”的思想倾向也是很有害的。
其次，要及时研究和审查档案内容，依法开展档案解密和降密工作，减少利用和审核的繁琐程序，方便档案利用者的正常利用。
档案在什么情况下可以利用，在什么情况下需要保密和控制，必须服从党、国家和人民的根本利益。在这个前提下，两者应该是有机统一的。
二、档案提供和利用的方式
1.通过提供原始档案，满足档案用户的使用需求，开设阅览室，让档案用户查阅自己需要的原始档案。但相对珍贵的原始档案和容易损坏的历史档案，不宜通过这种方式直接提供给相关档案使用者。
档案一般不外借给图书馆使用。
但在一些特殊情况下，为了照顾党政领导的方便或有必要使用原件作证时，也可以临时借出。
档案的借阅和利用要有严格的制度，要经过一定的审批程序。出借期限不宜过长，必要时控制数量。
借阅档案要认真清点，借阅单位要对档案的保密和安全负责，确保按时归还。
档案收回时，应认真清点、核对，并做好记录和签字。
2、文件复制服务。
档案复制制作与分发服务是指档案馆根据档案使用者的合理需求，以原始档案或现有档案复制件为基础，通过复制、摘抄等方式提供档案复制件的一种服务方式。
制作档案复制件时，要严格控制珍贵、易损档案的复制；临摹要经过一定的审批程序，临摹后要对照原件认真校对；如有必要，还应注明档案复印件的来源，并加盖档案馆印章。
此外，档案馆应明确规定制作和发放复制件的范围和审批权限。
3.通过提供档案信息加工产品，可以满足档案用户的利用需求。
编纂大事记、组织沿革、基本人物收集、会议简介、专题总结、年鉴、图集、科技成果简介、出具档案证明、编纂各类档案史书。
4.档案展览和展示
档案展览展示服务是指档案收藏部门通过按一定主题展示档案原件或复制件，系统地揭示和介绍档案馆藏中档案的内容和组成部分的一种特定服务模式。
5、出具档案证明服务。
档案证明是指档案馆根据有关档案利用者的查询和申请，为核对档案中某些事实的记载而提取、编制的书面证明材料。
制作和发放档案证书是档案收集部门提供档案利用服务的方式之一。
一些单位和公民为了解决、处理或研究实际工作中的一些问题，往往需要档案馆向其提供相关的档案信息，以便对档案馆中有关事项的原始记录进行核实、查证。
在这种情况下，档案馆(室)可以根据他们的合法申请或查询，为他们提供发放和分发档案的认证服务。
6、文件目录信息服务
档案目录是档案使用者和档案馆(室)之间的重要桥梁
只有借助于一定的文件目录信息，文件用户才能成功地实现其利用需求。
由于档案信息的特殊性，许多馆藏必须在档案馆(室)采取一定的服务方式，以消除档案用户的需求障碍，促进其利用需求的产生和实现。
实践表明，印刷、出版、交换档案目录是解决问题、提高馆藏档案利用率的有效服务方式。
档案工作者在档案工作中，可以在了解社会利用需求特点和发展趋势的基础上，有计划地发布档案目录、索引、指南等档案信息资料，有效帮助档案用户了解馆藏档案信息资源状况，引导档案用户顺利查找档案。
参考资料:
[1]张。档案利用的第二次革命[J]。档案学通报，2005，01。